Le deuxieme entretien vous laisse une bonne impression, la chargee de recrutement promet un retour sous huitaine, puis votre relance revient avec un message d'erreur. Ou bien une reponse automatique vous annonce, avec courtoisie, que Julien ne fait plus partie de l'entreprise. Votre candidature n'a pas disparu avec lui, mais elle attend peut-etre dans une file que personne ne surveille, et la solution tient en un message court, a la bonne personne, pas en une nouvelle candidature.
Les indices d'un depart
Un processus peut s'enliser pour mille raisons, du gel budgetaire aux vacances du manager, et un article general sur les silences de recrutement les passe en revue. Ici, il s'agit d'une seule cause, avec une reponse sur mesure. Les indices sont souvent discrets :
- Un message d'absence qui indique que la personne ne fait plus partie des effectifs, souvent avec une adresse generique ou le nom d'une collegue.
- Un avis de non-distribution. Une adresse qui fonctionnait la semaine precedente et qui renvoie soudain une erreur, c'est presque une certitude.
- Un nouveau nom dans l'invitation d'agenda ou dans le mail de planification, sans la moindre presentation.
- Un silence apres une etape actee. On vous annonce un entretien final sous quelques jours, et deux semaines plus tard, rien ne bouge.
- Un profil LinkedIn mis a jour avec un nouvel employeur dans le titre.
Un seul de ces indices ne prouve pas grand-chose. Une reponse automatique plus un nom inconnu sur l'invitation suivante, en revanche, laissent peu de doute. N'attendez pas d'annonce officielle : la plupart des candidats n'en voient jamais.
Ce que devient votre dossier
Dans beaucoup d'organisations, au moment du depart d'un recruteur, ses postes ouverts et les candidatures qui s'y rattachent passent a quelqu'un d'autre dans le logiciel de suivi des candidatures, l'ATS. Une autre chargee de recrutement de l'equipe, ou une assistante RH, herite alors d'une liste de postes et de noms. Sur le papier, rien ne se perd.
En pratique, la passation reste souvent incomplete. Un depart peut se faire avec un preavis court, et l'essentiel du contexte se trouve parfois dans la tete du recruteur, dans sa messagerie ou dans un tableur personnel. La personne qui reprend le dossier voit sans doute votre etape dans l'outil, par exemple le deuxieme entretien, sans les notes sur le ressenti du manager ni la suite annoncee. Une fourchette de salaire evoquee au telephone, une date de prise de poste envisagee, le fait que vous attendez une autre offre : ces details n'ont peut-etre jamais atteint le systeme.
Il existe aussi un risque plus discret. La personne qui herite porte desormais deux portefeuilles, et votre dossier fait partie de dizaines qu'elle n'a pas choisis. Personne ne vous ignore volontairement. Vous devenez simplement une ligne dans la liste de quelqu'un d'autre, et une ligne sans activite recente finit par couler. A vous de la faire remonter, avec le contexte perdu en route.
Les erreurs a eviter
Avant de savoir a qui ecrire, mieux vaut savoir ce qu'il ne faut surtout pas faire. Les reflexes naturels sont souvent les mauvais.
- Ne recommencez pas la candidature. Repostuler via le site carrieres peut creer un doublon, et dans certains outils le nouveau profil repart de la premiere etape. Vous demanderiez a l'entreprise de defaire un travail deja fait.
- N'envoyez pas tout votre dossier une seconde fois. CV, lettre de motivation, resultats de tests : tout se trouve tres probablement encore dans le systeme. Proposez de les transmettre, sans inonder de pieces jointes la messagerie d'une personne qui ne vous connait pas.
- Ne critiquez pas l'ancien recruteur. Il vous avait promis une reponse pour vendredi avant de disparaitre ? Peu importe. La personne qui vous lit etait peut-etre sa collegue, voire son amie. "J'apprends le depart de Julien" suffit comme commentaire.
- Ne relancez pas tous les jours. Apres le recapitulatif, laissez passer une semaine environ avant une seule relance polie. Le rythme des relances en general est un autre sujet ; retenez ici qu'un recapitulatif clair vaut mieux que cinq relances floues.
- Ne concluez pas a un refus. Un depart est un evenement administratif, pas un jugement sur vous.
Si votre CV pour ce poste sort de Postulit ou d'un autre outil, gardez sous la main la version exacte transmise. Si la nouvelle recruteuse en demande une copie, renvoyez celle que le jury connait, pas une version retravaillee qui contredit l'entretien.
Qui contacter, et quoi ecrire
Vous disposez en general de trois portes d'entree. Choisissez la plus proche de la decision.
- Le manager qui recrute, si vous l'avez vu en entretien. Il vous connait, il veut pourvoir le poste et il peut demander a l'equipe RH de reprendre votre dossier. Un mot bref se justifie une fois l'entretien fait. Si vous ne connaissez que son nom via l'annonce, passez votre tour.
- L'assistante ou le coordinateur qui gerait vos rendez-vous. Ces personnes restent souvent en poste quand un recruteur s'en va, et elles voient en general a qui le poste revient. Leur adresse figure dans vos anciennes invitations d'agenda.
- L'adresse generique du service recrutement. Plus lente, moins personnelle, mais surveillee. C'est la bonne option si plus aucun nom ne vous reste. Indiquez le nom du poste et sa reference dans l'objet.
Si la reponse automatique cite un successeur, ecrivez d'abord a cette personne, sans mettre qui que ce soit en copie. Ce nom, c'est l'entreprise qui vous indique la porte. La contourner dans les premiers jours donne une impression d'impatience.
Le message de recapitulatif
Moins de 120 mots. L'objectif : donner a la nouvelle personne tout le contexte en une seule lecture, et non lui demander si quelqu'un se souvient de vous.
Objet : Poste de controleur de gestion (ref. 2287), suite au deuxieme entretien
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Bonjour Madame Leroy,
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J'apprends le depart de Julien Marchand et je souhaite m'assurer que mon dossier reste suivi. En bref : un premier echange avec Julien le 3 mars, puis un entretien avec Claire Dubois, directrice financiere, le 12 mars. Selon Julien, la prochaine etape devait etre un entretien final avec le comite de direction. Ma motivation reste entiere et je suis disponible la plupart des matinees de la semaine prochaine. Je peux vous transmettre tout document utile.
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Bien cordialement,
Camille Rousseau
Le message donne le poste, la reference, les etapes franchies avec leurs dates, la suite annoncee et vos disponibilites. Il ne joint pas le CV une nouvelle fois et ne demande aucune explication sur le retard. Ce dernier point compte : la personne qui vous lit herite du retard, elle n'en est pas la cause.
Le cas du cabinet de recrutement
Les consultants en cabinet de recrutement changent souvent de structure. Quand votre consultant s'en va, votre candidature reste en general attachee au cabinet, pas a la personne : c'est le cabinet qui porte la relation avec l'entreprise cliente et, dans beaucoup de contrats, le droit aux honoraires pour les profils qu'il a fait connaitre au client. Quelqu'un au cabinet doit donc reprendre le dossier.
Le recapitulatif fonctionne aussi ici. Ecrivez a l'adresse generale du cabinet, ou au responsable de votre ancien consultant si vous le connaissez, avec le poste, le client, les etapes franchies et la suite annoncee. Un point de vigilance : ne contactez pas l'entreprise cliente en direct pour contourner le cabinet, sauf si celui-ci vous le propose. Cela brouille la question de savoir qui vous a fait connaitre, et accelere rarement les choses.
Si l'ancien consultant vous recontacte depuis son nouveau cabinet pour vous positionner sur ce poste precis, restez prudent. Dans bien des cas, le premier cabinet vous a deja fait connaitre a cet employeur, et une seconde mise en relation peut semer la confusion. Demandez d'abord au premier cabinet la marche a suivre.
Ce qu'il faut faire cette semaine
Quand les indices pointent vers un depart, agissez sous quelques jours au lieu d'attendre qu'on vous retrouve. Fouillez vos anciens mails et invitations pour trouver l'adresse de la personne qui planifiait vos rendez-vous, verifiez si la reponse automatique cite un successeur, puis redigez un seul message de recapitulatif : poste, reference, etapes franchies avec leurs dates, et la suite qu'on vous avait annoncee. Envoyez-le a la personne la plus proche de la decision, et notez un rappel dans votre agenda a sept jours.
La plupart des candidats orphelins ne font l'objet d'aucun refus. Ils attendent seulement que quelqu'un reprenne leur dossier, et un message clair suffit en general a le remettre en haut de la pile.