Sur un formulaire de candidature, votre nom revient deux ou trois fois, et le formulaire dit rarement quelle version il attend. Si le nom de vos papiers n'est pas celui que vos collegues emploient, ce petit flou peut vous suivre du premier clic jusqu'au premier bulletin de paie. Le plus simple : decider une fois pour toutes quel nom va dans quel champ, et garder un lien visible entre les deux.
Nom de naissance, nom d'usage : les mots justes
En France, la distinction a un vocabulaire precis. Le nom de naissance, souvent appele nom de famille, est celui qui figure sur l'acte de naissance. Le nom d'usage est un nom que l'on peut porter au quotidien sans toucher a l'etat civil : le nom du conjoint, par exemple, ou l'association des noms des deux parents. Selon les cas, il peut apparaitre sur la carte d'identite ou le passeport, avec une mention du type "epouse" ou "nom d'usage". Les regles et les demarches peuvent evoluer : en cas de doute, la mairie ou le site officiel de l'administration reste la bonne source.
Le prenom pose une question voisine. Beaucoup de personnes portent au travail un prenom different de celui de l'etat civil : un deuxieme prenom, un diminutif, une version locale d'un prenom etranger. Ce prenom d'usage n'a souvent aucune existence administrative. C'est pourtant celui que tout le monde emploie au bureau.
Quel champ attend quel nom
Un formulaire melange deux sortes de champs. Les uns servent a des personnes : la recruteuse qui vous ecrit, le jury qui vous accueille, la manager qui vous introduit aupres de l'equipe. Les autres alimentent des procedures : le contrat de travail, la declaration d'embauche, la paie, la mutuelle, la caisse de retraite et, dans certains secteurs, une verification d'antecedents.
Dans la plupart des entreprises, les champs administratifs attendent votre nom legal, c'est-a-dire le nom et le prenom exacts de votre piece d'identite. Le prenom d'usage trouve sa place dans les champs de contact, si le formulaire en propose. Un formulaire bien fait separe les deux : une case "Nom de naissance" et une case "Nom d'usage", ou un "Prenom legal" et un "Prenom usuel". Dans ce cas, mettez dans chaque case la version qu'elle demande, et ne fusionnez rien.
Le vrai casse-tete, c'est le formulaire avec une seule case "Nom" et aucune consigne. Par defaut, inscrivez-y le nom de votre piece d'identite, puis signalez ailleurs le nom que vous utilisez (on y revient plus bas). Une recruteuse s'adapte en quelques secondes a "Appelez-moi Sam". Corriger un contrat au mauvais nom prend beaucoup plus de temps.
Ce n'est qu'une regle generale. Si la consigne du formulaire dit autre chose, suivez la consigne. En France, la verification d'antecedents reste moins systematique que dans certains pays anglo-saxons, mais certains postes demandent un extrait de casier judiciaire, et l'employeur verifie en general au minimum l'identite et, pour certains profils, l'autorisation de travail. Renseignez-vous sur le processus de l'employeur plutot que de deviner.
Les situations qui brouillent les pistes
Les frictions viennent de quelques cas tres courants.
- Un diminutif ou une version locale du prenom. Xiaoming qui se fait appeler Sam depuis ses etudes, Aleksandra qui signe tous ses mails "Ola". Les deux noms sont vrais.
- Deux noms de famille. Les candidats d'origine hispanique portent souvent un nom paternel et un nom maternel. Une case "Nom" unique garde parfois le premier seulement, ou colle les deux sans espace, et Lucia Romero Vidal devient une inconnue pour le logiciel RH.
- Les noms a particule ou a trait d'union. "de", "van", "al", ou un tiret : selon la maniere dont la base de donnees traite les espaces, la particule se retrouve coupee, en majuscule ou perdue en route.
- La translitteration d'un nom non latin. Un nom en cyrillique, en arabe ou en chinois peut s'ecrire en alphabet latin de plusieurs manieres. Le passeport retient une graphie, le diplome parfois une autre.
- Un nom qui change avec un mariage ou un divorce. C'est le cas le plus frequent en France : les diplomes restent le plus souvent au nom de naissance, alors que la piece d'identite peut afficher un nom d'usage.
- Un changement de prenom ou de nom dans le cadre d'une transition de genre. C'est l'identite actuelle qui va dans les champs legaux, aucune explication n'est due sur le CV, et si une verification doit remonter a un ancien nom, cela passe en principe de maniere confidentielle par le service qui realise le controle plutot que par l'equipe de recrutement.
Rien de tout cela n'appelle d'excuse. Il faut juste une decision, appliquee partout de maniere identique.
Quand les noms ne concordent pas
Les logiciels de recrutement rapprochent souvent les candidatures a partir du nom, de l'adresse e-mail et parfois du numero de telephone. Si vous postulez une fois sous "Sam Chen" et une autre fois sous "Xiaoming Chen", avec deux adresses differentes, le systeme peut vous compter deux fois. Notre article sur les doublons de candidature detaille ce probleme ; retenez ici qu'un nom instable est l'un des moyens les plus simples de le provoquer.
Le probleme le plus couteux arrive apres l'offre. Une verification d'identite ou d'antecedents compare en general le nom saisi avec les pieces fournies, et parfois avec des registres officiels. Si le formulaire indique "Camille Martin" alors que le diplome porte "Camille Dubois", le dossier peut rester en attente le temps qu'une personne demande une explication. Cela fait rarement tomber une offre, mais une date d'arrivee peut glisser de quelques semaines. Notre article sur les verifications d'antecedents explique ce que le controle examine ; l'enjeu ici, c'est de lui donner un nom qu'il peut rapprocher.
Certains formulaires demandent les "autres noms" ou les "noms anterieurs". Quand la question existe, repondez-y en entier. Indiquer un nom de naissance est souvent ce qui debloque un controle, parce que le verificateur peut alors relier un diplome ou un ancien contrat a la personne qu'il a devant lui.
Le nom legal fait avancer les papiers. Le nom d'usage garde l'echange humain. Donnez a chaque champ la version prevue pour lui, et rendez le lien entre les deux visible.
Une seule presentation, partout
Choisissez un format et reprenez-le sur chaque support qu'un recruteur peut comparer.
- L'en-tete du CV. Le nom d'usage d'abord, puis le nom legal s'il differe : "Camille Martin (nom de naissance Dubois)", ou "Sam (Xiaoming) Chen". Une seule formule, toujours identique.
- LinkedIn. Le nom de l'en-tete du CV, a l'identique. Un autre article traite de la visibilite des noms courants sur LinkedIn ; ici, c'est la coherence qui compte.
- Le formulaire. Nom legal dans les champs legaux, nom d'usage dans le champ prevu, anciens noms quand la question est posee.
- L'adresse e-mail. Une adresse professionnelle avec l'une ou l'autre version convient, a condition de garder une seule adresse pour toutes les candidatures envoyees a cet employeur.
Si vous generez votre CV a partir de votre profil LinkedIn avec un outil comme Postulit, relisez l'en-tete apres l'export : le nom repris est celui du profil.
Pour deux noms de famille, ecrivez les deux en entier, dans l'ordre du document d'identite, dans la case "Nom". Pour un nom venu d'un autre alphabet, gardez la graphie du passeport dans les champs legaux et signalez l'autre orthographe dans le champ "autres noms" s'il existe.
Si le formulaire n'a qu'une case
Parfois, ni champ "nom d'usage", ni zone de commentaire. Quelques solutions simples :
- Remplissez le formulaire avec le nom legal, puis signez la lettre de motivation ou le premier mail avec le nom d'usage : "Bien cordialement, Sam Chen (Xiaoming Chen a l'etat civil)". La plupart des recruteurs suivent ensuite.
- Au moment de fixer l'entretien, une phrase suffit : "Pour information, on m'appelle Sam, mais mes papiers indiquent Xiaoming." Dite une fois, elle reste en general.
- Apres un mariage, un divorce ou une transition, gardez sous la main une copie du document officiel utile, si l'employeur la demande au moment des verifications. Inutile de l'envoyer avec la candidature.
Retirer son nom du CV est une autre strategie, traitee dans notre article sur le CV anonyme. Ici, le nom reste sur la page : il s'agit seulement que ce soit le bon.
A retenir
Avant votre prochaine candidature, notez trois informations : votre nom legal exact, tel qu'il figure sur la piece d'identite, le nom que vous voulez entendre, et les anciens noms qu'une verification pourrait trouver. Relisez ensuite l'en-tete du CV, votre nom sur LinkedIn et votre signature de mail, et faites en sorte qu'ils racontent une histoire identique. Dix minutes maintenant vous evitent un echange confus avec les RH plus tard.