Le message arrive depuis l'adresse de l'entreprise, la signature reprend son logo et la recruteuse parle de "notre equipe". Puis vous ouvrez son profil LinkedIn : elle travaille pour une societe dont vous n'avez jamais entendu parler. Pas de quoi s'inquieter. Vous avez sans doute affaire a un recruteur RPO, et le savoir change votre maniere de relancer, de negocier et de proteger vos donnees.
Le RPO, ou l'externalisation du recrutement
Le RPO (pour recruitment process outsourcing) designe l'externalisation du recrutement : une entreprise confie tout ou partie de ses embauches a une societe exterieure. Les recruteurs du prestataire travaillent alors comme s'ils faisaient partie de la maison. Ils utilisent l'adresse e-mail de l'entreprise, son logiciel de suivi des candidatures (l'ATS), ses grilles d'entretien, et souvent un nom de poste maison du type "Talent Acquisition Partner".
Le perimetre change beaucoup d'un contrat a l'autre. Certaines entreprises confient tout le processus, de l'annonce jusqu'a la promesse d'embauche. D'autres n'en confient qu'une partie : une vague de recrutement pour l'ouverture d'un site, une famille de metiers difficile a pourvoir comme les developpeurs ou les infirmiers, ou simplement les premiers appels de preselection. On parle parfois de RPO "projet" quand une equipe externe s'installe quelques mois, le temps d'un lancement, puis repart.
Rien a voir avec le cabinet qui propose votre CV a plusieurs clients et touche des honoraires a chaque placement. La difference entre recruteur de cabinet et recruteur interne a son propre article, tout comme le fonctionnement des chasseurs de tetes et la mecanique des honoraires de recrutement. Retenez ceci : le recruteur RPO travaille en general pour un seul client a la fois, au sein de son processus, et sa societe facture un contrat de prestation, pas une commission sur votre salaire. Ses objectifs sont ceux du client, en delais et en volume d'embauches.
Les indices qui trahissent un recruteur RPO
Personne ne le cache vraiment, personne ne l'annonce non plus. Quelques details le revelent assez vite.
- La signature e-mail. Le logo de l'entreprise en haut, puis une petite ligne en dessous : "pour le compte de" suivi du nom du client.
- Deux domaines e-mail. Le premier message vient de l'adresse de l'entreprise, puis l'invitation a l'entretien arrive depuis un autre domaine. Ou bien le recruteur met en copie quelqu'un d'une societe inconnue.
- Le profil LinkedIn. Le poste actuel indique un autre employeur que celui de l'annonce, parfois avec une mention du type "en mission pour un acteur de la grande distribution".
- Le vocabulaire. "Mon client", "les operationnels", "les managers du site" au lieu de "nous".
- La politique de confidentialite. Les mentions de l'offre citent parfois un sous-traitant pour le recrutement.
Dans le doute, posez la question : "Vous faites partie de l'equipe interne, ou vous travaillez avec eux en tant que partenaire ?" C'est une question banale, et un vrai recruteur RPO y repond sans se vexer.
Ce decalage entre profil et adresse e-mail, les escrocs savent aussi l'imiter, et un autre article de cette serie explique comment reperer un faux recruteur sur LinkedIn. La difference tient en une phrase : le recruteur RPO travaille dans les vrais outils de l'employeur, et l'offre figure sur le site carrieres de l'entreprise.
Qui trie, qui decide, qui negocie
L'experience ressemble le plus souvent a n'importe quel recrutement en grande entreprise. Quelques points changent pourtant, et mieux vaut les connaitre avant le premier appel.
La logique du volume
Les contrats de RPO se mesurent souvent au delai de recrutement, au nombre d'embauches et a la satisfaction des candidats. Cela donne un processus tres regulier : des questions de preselection identiques pour tous, des etapes fixes, des refus types. L'avantage, c'est la previsibilite. L'inconvenient, c'est que le recruteur suit parfois une longue liste de postes ouverts et n'a pas le temps de defendre un profil qui sort de la grille.
La decision reste au manager
Le recruteur RPO trie, planifie et transmet les retours. La decision appartient au manager, qui lui fait partie de l'entreprise. Preparez donc l'entretien pour cette personne, son equipe et ses problemes concrets. Le brief initial entre le manager et le recruteur fixe les criteres de tri (un article entier traite de cette reunion de cadrage), mais le recruteur RPO a rarement le pouvoir d'imposer un candidat contre l'avis du manager.
Une marge de negociation plus etroite
Les grilles de salaire et les regles d'offre viennent des RH de l'employeur, et le prestataire les applique telles quelles. Le recruteur peut transmettre une contre-proposition, mais il n'a souvent pas la main pour la valider, et on lui demande parfois de conclure dans la fourchette. Donnez des chiffres clairs en brut annuel, demandez-lui si la demande remonte au manager ou aux RH, et preparez-vous a en reparler avec le manager si vous arrivez en derniere etape. Ce n'est pas contourner le recruteur. C'est s'adresser a la personne qui signe.
Le recruteur RPO pilote le processus. L'entreprise garde la decision. Ce sont deux interlocuteurs differents.
Relancer quand le recruteur travaille pour un prestataire
Les equipes RPO tournent. Un contrat s'arrete, un recruteur part chez un autre client, une equipe projet plie bagage une fois la vague d'embauches terminee. Si votre interlocuteur disparait en cours de route (un article entier traite de ce cas), la parade est un peu differente ici.
- Gardez toutes les adresses e-mail. Notez les deux domaines si vous en voyez deux. Un message vers l'adresse de l'entreprise atterrit souvent dans une messagerie partagee que le recruteur suivant peut lire.
- Demandez un contact de secours aussitot que possible. Une question au premier appel suffit : "En votre absence, a qui dois-je ecrire ?"
- Remerciez le manager apres l'entretien. Un court message est normal, et il vous donne un lien direct avec l'entreprise, independant des effectifs du prestataire.
- Suivez l'espace candidat. Dans la plupart des montages RPO, votre candidature vit dans l'ATS de l'employeur : son statut reste valable quand le recruteur change.
Faites des relances courtes et rappelez la reference de l'offre. La personne qui lit votre message decouvre peut-etre le dossier.
Vos donnees, chez l'employeur et parfois chez le prestataire
Peu de candidats y pensent. Quand un prestataire pilote les recrutements d'une entreprise, votre CV et les notes d'entretien se trouvent en general dans l'ATS de l'employeur. Selon le contrat, ils peuvent aussi se trouver dans les outils propres au prestataire, par exemple une base de sourcing partagee entre plusieurs clients. Les pratiques varient, et seule la politique de confidentialite du recrutement vous dit ce qui s'applique a votre cas.
Quelques reflexes utiles :
- Lisez la politique de confidentialite de l'offre. Elle doit indiquer le responsable du traitement et, le cas echeant, le sous-traitant.
- Demandez la duree de conservation de votre dossier en cas de refus, et si le prestataire peut vous contacter pour les offres d'autres clients. Certains demandent votre accord avant de le faire.
- Exercez vos droits. Le RGPD vous permet en principe de demander l'acces a vos donnees ou leur suppression. Adressez la demande a l'employeur, et au prestataire si la politique le mentionne. En cas de blocage, la CNIL publie des modeles de courrier et traite les plaintes.
Soignez un CV coherent, car la version stockee dans la base d'un prestataire peut ressortir pour un autre client quelques mois plus tard. Si vous le generez depuis votre profil LinkedIn avec un outil comme Postulit, mettez les deux a jour ensemble pour garder deux versions identiques.
A retenir
Le recruteur RPO est un vrai recruteur, qui fait un vrai travail pour une entreprise qui a choisi le recrutement en sous-traitance. Ce n'est pas un signal d'alarme. Cela change en revanche qui decide (le manager), qui negocie (souvent les RH, via le recruteur) et qui conserve vos donnees (parfois deux societes).
Avant votre prochain appel de preselection, faites une seule verification : comparez le profil LinkedIn du recruteur avec le domaine de son adresse e-mail. S'ils ne correspondent pas, demandez en debut d'appel s'il travaille en interne ou en tant que partenaire, et notez un second contact. Deux minutes, et vous savez a qui vous parlez avant de negocier quoi que ce soit.