Vous serrez la main, la porte se referme, et votre interlocuteur retourne a son ordinateur. Dans beaucoup d'entreprises qui suivent une methode de recrutement structuree, les vingt minutes suivantes comptent presque autant que l'heure passee avec vous : c'est le moment choisi pour remplir une grille d'evaluation dans le logiciel de suivi des candidatures. Et c'est cette fiche, bien plus que l'ambiance de l'echange, qui alimente ensuite la discussion entre recruteurs.
Ce que contient une grille d'evaluation
Toutes les entreprises n'en utilisent pas. Une TPE peut trancher autour d'un cafe. Mais la plupart des recrutements qui reposent sur une grille commune produisent une fiche assez semblable d'un employeur a l'autre.
On y trouve en general :
- Quelques competences attribuees a chaque recruteur. L'un s'occupe de la rigueur technique et de la resolution de problemes, un autre de la relation avec les parties prenantes, un troisieme de la motivation et de l'adequation aux valeurs.
- Une note par competence, souvent sur une echelle de quatre ou cinq niveaux.
- Un champ de commentaire libre sous chaque note, dans lequel l'evaluateur doit consigner ce que vous avez dit ou fait, concretement.
- Un avis global, sous forme de recommandation d'embauche plutot que de score.
- Parfois, une zone pour les reserves ou pour les questions a creuser lors d'un tour suivant.
Le point qui change tout, c'est la repartition. Dans un processus bien tenu, le deuxieme recruteur n'a pas vocation a reverifier ce que le premier a couvert. Chacun detient une part de la fiche de poste, et sa grille ne porte que sur elle.
Le dossier que le recruteur consulte avant l'entretien constitue un autre sujet. Ici, on parle de ce qui s'y ajoute apres votre depart.
Pourquoi la fiche se remplit tout de suite
La plupart des methodes structurees demandent de soumettre la grille peu apres l'entretien, souvent dans la journee, et souvent sans acces aux notes des autres. Deux raisons a cela.
La premiere tient a la memoire. Les details concrets s'effacent en quelques heures. Le recruteur qui remplit sa fiche le lendemain se souvient que vous "sembliez solide sur les donnees", mais plus du rapprochement bancaire que vous avez decrit ni du chiffre qui l'accompagnait. Un souvenir flou donne une preuve floue.
La seconde tient a l'independance. Si le troisieme recruteur peut lire un "oui sans hesiter" chez le premier, sa propre note glisse vers lui. Masquer les autres fiches jusqu'a la soumission de chacun garde des avis independants : le debriefing compare plusieurs lectures honnetes au lieu d'une seule opinion reprise en echo quatre fois.
Le recruteur ecrit donc seul, vite, a partir de notes prises au vol. Ce que vous avez rendu facile a retranscrire survit.
Les echelles de notation, en pratique
Les formats varient, mais beaucoup suivent une logique proche de celle-ci :
- Non, ferme : des elements clairs contre la candidature, ou une reserve serieuse.
- Plutot non : pas assez d'elements sur cette competence, ou quelques indices defavorables.
- Plutot oui : de bons elements, avec peut-etre une lacune.
- Oui, sans hesiter : des preuves claires et precises que la personne atteint ou depasse le niveau attendu.
Remarquez l'absence d'option neutre. Beaucoup d'equipes la suppriment volontairement, parce que "peut-etre" sert de refuge quand les questions n'ont pas permis d'aller au fond des choses. Obliger chacun a trancher dans un sens ou dans l'autre force l'engagement.
La note se lit aussi a la lumiere du commentaire. Un "oui sans hesiter" suivi d'une seule ligne d'eloges pese peu en debriefing. Un "plutot oui" qui s'appuie sur trois exemples concrets peut compter davantage. Les compliments vagues sans preuve ne valent pas grand-chose. "Tres bonne communicante, le courant passe bien" ne donne rien a defendre devant un comite. En revanche, ceci donne de la matiere : "A rendu clair en deux phrases, pour une interlocutrice non technique, le retour arriere d'une migration, puis a repondu sans notes a ma question sur le cout."
Ce que cela change pour vous, entretien apres entretien
Vous ne controlez pas ce que pensent les recruteurs. Vous controlez en revanche la quantite de faits precis que chacun peut verser dans sa propre grille.
Avant le premier entretien
Demandez tres tot a votre contact RH le theme de chaque entretien. Une phrase suffit : "Pourriez-vous m'indiquer ce que couvre chaque echange, pour que je prepare les bons exemples ?" Les RH ont souvent la liste sous la main. Si le deuxieme tour porte sur "gestion des parties prenantes et priorisation", vous savez quelles cases ce recruteur doit remplir.
Ensuite, classez vos exemples par competence, pas par question probable. Pour chaque competence, gardez une ou deux histoires avec un resultat concret et, si possible, un chiffre. La methode STAR aide a structurer le recit ; l'enjeu ici consiste a choisir quelle histoire va a quel interlocuteur.
Pendant chaque entretien
Chaque recruteur possede sa part. Si quelqu'un vous demande de raconter un desaccord avec un manager, il remplit probablement une case sur la gestion des conflits ou l'influence. Donnez-lui de quoi la remplir, pas une visite guidee de votre carriere.
Quelques habitudes rendent vos reponses faciles a citer :
- Dites la chose precise a voix haute. "La cloture mensuelle prend cinq jours au lieu de huit depuis mon arrivee" se recopie tel quel. "Je m'occupais de la cloture" ne laisse rien a recopier.
- Precisez votre part. On demande souvent aux recruteurs de distinguer l'apport du candidat de celui de l'equipe. Dites "je" quand c'etait vous.
- Laissez le temps de noter. Si votre interlocuteur tape, finissez la phrase et marquez une pause. Cette ligne part dans la fiche.
- Terminez par le resultat. Une histoire sans chute oblige le recruteur a deviner l'issue, et ce qu'on devine, on l'ecrit avec prudence.
D'un entretien a l'autre
Raconter une histoire forte a un deuxieme recruteur ne pose aucun probleme si elle sert sa competence : il n'a probablement pas lu la premiere fiche avant de rendre la sienne. Mais changez l'angle. Un projet unique peut montrer le jugement technique a l'un et la gestion d'un interlocuteur difficile a l'autre.
Un entretien vous laisse un doute ? Un autre recruteur couvre peut-etre une zone voisine, et des preuves solides sur ce terrain offrent un contrepoids.
Quand les avis divergent
Le desaccord est normal. En general, les fiches sont comparees en reunion de debriefing, ou bien le manager les lit toutes et tranche, parfois avec un regard des RH sur le raisonnement.
- Un non ferme au milieu de plusieurs oui se discute, il ne se moyenne pas. La question : ce non repose-t-il sur des faits ou sur une impression ? Une reserve bien documentee sur une competence centrale peut faire tomber un parcours par ailleurs solide.
- Des avis contradictoires renvoient tout le monde aux commentaires. La personne qui a ecrit les notes les plus precises pese souvent sur l'issue.
- Une competence que personne n'a vraiment testee peut donner lieu a un echange de plus, plutot qu'a une supposition.
L'attente qui suit fait l'objet de notre article sur la periode entre le dernier entretien et l'offre. Ce qui compte ici : le debriefing repose sur des documents dont vous fournissez la matiere premiere.
Et vos droits sur ces notes
En France, le Code du travail exige des methodes de recrutement pertinentes au regard du poste, et le candidat doit etre mis au courant des techniques employees. Les commentaires d'une grille constituent par ailleurs des donnees personnelles au sens du RGPD, et la CNIL considere qu'un candidat peut en principe demander a y acceder. Savoir que ces notes peuvent etre relues pousse les recruteurs serieux a s'en tenir aux faits.
Un test rapide sur votre propre matiere
Avant un parcours a plusieurs entretiens, faites l'exercice suivant. Listez dans une colonne les competences attendues, d'apres la fiche de poste et la reponse des RH. En face de chacune, ecrivez la phrase que vous aimeriez voir recopiee dans le champ de commentaire. Si cette phrase ne vient pas, l'exemple vous manque encore.
C'est aussi un bon test pour votre CV. Les realisations qui tiennent en une ligne nette dans une grille sont souvent celles qui devraient y figurer. Si votre CV aligne encore des missions plutot que des resultats, un outil comme Postulit peut transformer votre profil LinkedIn en une premiere version, a reprendre ensuite avec ces lignes concretes.
Chaque recruteur sort de la salle avec une fiche a remplir et une part du poste a juger. A vous de lui laisser, pour chaque case, une preuve precise qu'il peut citer mot pour mot.
La prochaine fois qu'un recruteur vous propose un parcours en plusieurs entretiens, repondez par un court message pour demander ce que couvre chaque echange. Puis montez une fiche d'une page, une competence par ligne avec votre meilleure phrase en face, et apportez une ligne differente a chaque interlocuteur.