Vous sortez du dernier entretien, le recruteur annonce une prise de references, et personne ne decroche de telephone. A la place, un courriel vous demande de vous connecter a un portail et d'y saisir les coordonnees de vos anciens responsables. La suite se joue par formulaires, echeances et relances automatiques, et le calendrier depend surtout d'autres personnes que vous.
Le parcours vu par le candidat
Tout commence par une invitation, qui vient de l'employeur ou du prestataire auquel il confie la prise de references. Vous ouvrez un portail et vous saisissez, pour chaque referent, son nom, sa fonction, le lien hierarchique qui vous unit, une adresse electronique et souvent un numero de portable.
Une fois la liste soumise, chaque referent voit arriver un lien dans sa messagerie. En general il n'a aucun compte a ouvrir : le lien conduit droit au questionnaire, lisible sur un telephone. De votre place, vous suivez le plus souvent un statut par personne (invitation envoyee, reponse en cours, reponse transmise) sans jamais lire le contenu.
A quoi ressemble un questionnaire de reference
Personne, hors de l'entreprise qui recrute, ne voit le formulaire exact, et il change selon le poste. Le schema reste pourtant stable : une serie d'echelles de notation, puis quelques champs de texte libre.
Les echelles demandent au referent de vous situer sur la fiabilite, la qualite du travail, la cooperation ou la tenue sous pression, souvent sur cinq ou sept niveaux. Viennent ensuite les questions ouvertes, du type "quels sont ses points forts ?", "sur quoi peut-il progresser ?" et, presque toujours, une variante de "retravailleriez-vous avec cette personne ?".
Autour du formulaire, quatre reglages vous concernent directement.
- Une echeance. Quelques jours ouvrables dans bien des cas, parfois davantage.
- Des relances automatiques. Beaucoup d'outils rappellent le referent par courriel ou par SMS tant que la reponse manque.
- Un nombre minimal de reponses. Certains employeurs demandent plus de noms que necessaire, par exemple cinq invitations pour trois reponses exigibles, afin qu'un silence ne bloque pas tout.
- Des questions de confirmation. Dates, poste et rattachement sont souvent soumis au referent, puis mis en regard de ce que vous avez saisi.
Un formulaire bien construit se remplit en dix minutes environ, et c'est l'argument le plus utile face a un ancien patron qui n'a pas une minute.
Pourquoi un referent lent bloque une promesse d'embauche
Au telephone, c'est le recruteur qui insiste. Avec un questionnaire, c'est le logiciel, et un logiciel s'ignore sans effort.
Pendant ce temps, l'equipe de recrutement ne peut souvent rien signer. Dans bien des organisations, la promesse d'embauche ecrite, ou la levee de la mention "sous reserve de references", attend que le controle affiche un statut complet. Un seul referent en conges peut repousser une date d'arrivee d'une semaine, sans que personne ne vous explique ce silence. Un article distinct porte sur ce qui se joue entre le dernier entretien et l'offre.
La parade tient en trois gestes.
- Demandez l'accord de vos referents avant de saisir leurs coordonnees, pas apres. Un oui de la semaine vaut mieux qu'un oui du printemps dernier.
- Si le portail accepte des noms en plus, servez-vous-en. Un referent de plus que le minimum ne coute rien.
- Surveillez la page de suivi et ecrivez personnellement a mi-parcours. Deux lignes de votre main font plus que la quatrieme relance automatique.
Adresse professionnelle ou adresse personnelle
C'est la question sur laquelle les candidats se trompent le plus. Une adresse professionnelle, sur le domaine de l'entreprise, inspire davantage confiance : elle rend plausible le fait que la personne occupe bien le poste que vous indiquez. Certains outils disent signaler les adresses de messagerie gratuite pour examen, et un recruteur qui lit le rapport peut avoir un reflexe identique.
Elle n'est pourtant pas toujours le bon choix. Si votre referent est parti, l'ancienne adresse ne fonctionne plus. S'il travaille encore chez votre employeur actuel et que votre recherche reste confidentielle, un questionnaire qui tombe dans une messagerie d'entreprise expose tout le monde.
Mon avis : adresse professionnelle quand le referent occupe encore ce poste et que rien n'est secret, adresse personnelle dans tous les autres cas, avec l'explication. La plupart des portails offrent un champ de commentaire, et une ligne comme "ancienne responsable chez Transports Delmas, partie en 2024" suffit a lever le doute. Et laissez le referent choisir l'adresse, c'est sa messagerie.
Preparer vos referents a un formulaire, pas a une conversation
Le choix des referents et leur preparation a un appel font l'objet de notre article sur la preparation de vos references avant l'appel du recruteur, et je n'y reviens pas. Un formulaire demande un autre brief, parce que personne n'est present pour reformuler la question ou creuser un detail.
Envoyez a chacun un court message le jour de la saisie. Il tient en cinq points.
- Le message arrive, et de qui. Donnez le nom de l'employeur et, si l'invitation le mentionne, celui du service expediteur.
- Il peut finir dans les indesirables. Demandez de regarder le dossier spam le jour de l'envoi. Notre article sur les convocations et les courriels automatiques qui atterrissent en spam explique pourquoi c'est si courant.
- Le poste. Le nom du poste, l'employeur, et deux ou trois exigences du metier. Un referent qui doit situer votre "leadership" pour un poste dont il ignore tout repond au hasard.
- Le texte libre compte plus que les echelles. Une colonne de notes maximales avec des champs vides se lit comme une politesse. Deux phrases precises sur un projet conduit jusqu'au bout pesent plus lourd que n'importe quelle note.
- Dix minutes, et une date. Indiquez l'echeance.
Ne redigez pas les reponses a leur place. Rappeler des faits, comme les dates de collaboration et les projets suivis, est legitime. Fournir les adjectifs ne l'est pas, et certains outils affirment controler si les reponses du candidat et celles du referent proviennent d'un appareil identique.
Un referent qui connait le poste et qui a deux exemples concrets en main remplit un meilleur formulaire en dix minutes qu'un referent pris au depourvu en trente.
Ce que voit le recruteur
Pas une transcription. Dans la plupart des configurations, il obtient un rapport de synthese : moyennes par competence, commentaires libres, liste des repondants avec la date de leur reponse, et parfois les ecarts entre vos dates et les leurs.
Une note tiede se dilue dans les autres, ce qui rassure. Les commentaires, eux, prennent un poids considerable, car c'est la seule partie du rapport qui ressemble a une voix humaine. Ce rapport ne verifie pas non plus les faits au sens strict : diplomes et parcours relevent de la verification des antecedents professionnels, un sujet a part.
Si un referent ne peut pas, ou ne veut pas
Cela arrive : changement de poste, adresse perdue, allergie aux formulaires. Prevenez le recruteur sans attendre et proposez un autre nom ; la plupart des portails acceptent un remplacement. Certains referents parlent volontiers mais refusent d'ecrire, et beaucoup d'employeurs acceptent alors un court appel si vous le demandez.
Le cas de l'ancien employeur qui interdit toute reference est different. Dans bien des groupes, seule la direction des ressources humaines confirme les dates et le poste, ce que le certificat de travail remis a votre depart atteste aussi. Annoncez-le d'emblee, et proposez quelqu'un qui parle de votre travail a titre personnel : un ancien responsable parti depuis, un client, un chef de projet. Elle ne fait mauvais effet que si elle apparait au sixieme jour, sans explication.
Consentement et donnees personnelles, en bref
Vous transmettez les coordonnees d'autres personnes : demandez-leur d'abord. C'est une politesse, et cela correspond a l'esprit du RGPD. En France, le Code du travail prevoit en principe une information du candidat sur les methodes employees pour le recruter, et l'usage veut que le recruteur ne contacte un ancien employeur qu'avec votre accord. Vous pouvez en principe demander l'acces aux donnees qui vous concernent, avec des limites possibles pour proteger l'auteur d'un avis. Rien de ceci ne vaut conseil juridique. En cas de doute, les fiches de la CNIL sur le recrutement donnent un cadre.
Avant de valider la liste
Ayez la liste sous la main avant l'invitation : noms, fonctions actuelles, la bonne adresse pour chacun, et un accord qui date de la semaine. Gardez des dates et des noms de poste identiques partout, y compris sur votre CV et votre profil LinkedIn. Si votre CV vient de LinkedIn via un outil comme Postulit, relisez les deux en pensant a ce dont votre ancien responsable se souvient. Envoyez ensuite le message en cinq points, surveillez le suivi, et relancez une seule fois, a mi-parcours.