Un logiciel de recrutement part d'un postulat simple: une personne, un dossier. Dans la realite, un employeur detient souvent deux ou trois versions de vous, chacune avec une adresse e-mail differente, une orthographe legerement differente de votre nom, et un morceau different de votre historique. Le recruteur qui ouvre votre profil voit la version que sa recherche lui a remontee, pas forcement la bonne.
Ce n'est qu'un desagrement tant que vous postulez seul. A partir du moment auquel un cabinet entre dans l'equation, le doublon cesse d'etre un probleme de base de donnees et devient une question d'argent.
Comment deux dossiers apparaissent pour une seule personne
Personne ne se dedouble volontairement. Cela se fabrique par petites touches administratives, sur quelques candidatures etalees dans le temps.
- Une candidature partie de votre adresse personnelle en 2022, une autre de votre adresse professionnelle l'an dernier.
- Un changement de nom, un prenom raccourci, un accent tombe au passage, ou un nom compose saisi dans l'autre sens.
- Un cabinet qui a reformate votre CV dans son propre modele et l'a transmis avec sa mise en page, parfois avec son numero de telephone et son e-mail comme seul point de contact. C'est une pratique commerciale assumee, pas une maladresse.
- Une candidature directe sur une offre, suivie huit jours plus tard de la transmission de votre dossier par un consultant pour la meme offre.
- Un compte cree sur leur site carriere il y a longtemps, un mot de passe perdu, et un deuxieme compte ouvert avec l'adresse du moment.
Pour un humain, il s'agit evidemment de la meme personne. Pour une regle de rapprochement automatique, non.
Ce que le logiciel sait faire, et ce qu'il ne fait pas
La plupart des outils de suivi des candidatures dedoublonnent d'abord sur l'adresse e-mail, en correspondance exacte, au moment de l'envoi. Ce controle est simple et fiable, et c'est precisement pour cette raison qu'une deuxieme adresse le met en echec. Le filet de securite suivant est un rapprochement approximatif sur le nom et le telephone, et celui-la reste volontairement prudent: une fusion erronee coute beaucoup plus cher qu'un doublon. Fondre deux personnes reelles dans un meme dossier produit un desordre bien plus long a demeler.
Les cas limites atterrissent donc dans une file d'attente de doublons potentiels, quand la plateforme en propose une. Ce n'est pas le premier ecran qu'un charge de recrutement ouvre le lundi matin.
Surtout, la fusion est un geste manuel. Quelqu'un doit decider quel dossier survit comme dossier principal, quels champs l'emportent, si les pieces jointes et les notes suivent. Personne ne fait ce travail pour un candidat qui n'est pas dans un processus en cours.
Un doublon n'est pas une erreur que le systeme corrige. C'est un etat qu'il tolere jusqu'a ce qu'un humain accepte de s'en occuper.
Le vrai sujet: le cabinet a qui votre candidature appartient
Un cabinet en honoraires de succes n'est paye que si son candidat est recrute, et les honoraires sont attaches a la presentation, pas au travail fourni. Les conditions de prestation signees entre l'employeur et ses prestataires contiennent donc une clause d'anteriorite de presentation, parfois appelee droit de presentation. Sa forme habituelle: le premier cabinet a transmettre un candidat nomme conserve le benefice de cette presentation pendant une duree definie. Cette duree varie selon le marche et selon le contrat, elle se compte generalement en semaines ou en mois, et elle figure dans l'accord commercial, pas dans la loi. Certains contrats limitent le benefice a un poste precis, d'autres a l'entreprise entiere. Certains le neutralisent si le candidat avait deja postule en direct.
La premiere transmission l'emporte
Le compteur demarre en general au premier envoi complet, c'est-a-dire a l'instant precis auquel votre CV est arrive chez l'employeur, pas au moment auquel un consultant vous a appele. Une conversation ne cree aucun droit. La nuance compte: le consultant qui vous a parle du poste mardi peut n'avoir aucune anteriorite si un concurrent a transmis votre dossier lundi.
C'est le candidat qui paie la collision
Deux cabinets revendiquent le meme candidat sur le meme poste. L'employeur doit alors arbitrer un litige commercial entre deux prestataires qu'il souhaite garder. Il existe une sortie peu couteuse, et ce n'est pas de designer un gagnant: c'est de ne recruter ce candidat ni par l'un ni par l'autre. Beaucoup d'equipes recrutement mettent tout simplement le profil de cote jusqu'a l'expiration de la periode de validite.
On ne vous explique jamais que c'est ce qui s'est passe. Vous obtenez un refus poli, ou rien du tout. C'est injuste, et c'est aussi parfaitement rationnel de leur point de vue: un recrutement, c'est un poste pourvu, alors qu'un conflit d'honoraires, c'est un dossier juridique et une relation abimee avec un prestataire dont ils auront besoin au trimestre suivant.
Ce que vous controlez vraiment
- Ne donnez jamais d'accord general. "Envoyez-moi votre CV, je vous positionne" n'est un accord sur rien de precis. Demandez le nom de l'entreprise et l'intitule du poste avant de repondre.
- Donnez votre accord par ecrit, entreprise par entreprise, par e-mail plutot qu'au telephone. Vous disposez ainsi de votre propre horodatage.
- Tenez votre liste. Entreprise, poste, cabinet, nom du consultant, date de votre accord, date de confirmation de l'envoi. Un tableur suffit, et c'est l'outil le plus utile de tout cet article.
- Gardez une seule adresse e-mail pour tout ce qui touche a votre carriere, aussi longtemps que possible. Choisissez celle qui survivra a vos employeurs.
- Demandez sous quel nom et avec quelles coordonnees votre dossier est transmis. Demandez a ce que vos coordonnees ne soient pas remplacees par celles du cabinet. Certains refuseront. Notez lesquels.
Garder un fichier CV de reference aide davantage qu'on ne l'imagine. Que vous le mainteniez a la main ou que vous l'exportiez depuis un outil LinkedIn vers CV comme Postulit, envoyez partout le meme document: la derive entre versions est une raison de plus pour que deux dossiers ressemblent a deux personnes.
Si la collision a deja eu lieu
Prevenez tot le recruteur interne, en un message court, avec des dates et des noms. Quelque chose comme: deux cabinets m'ont positionne sur ce poste, j'ai donne mon accord au premier le 3, le second a transmis mon dossier sans me demander, je souhaite etre considere sur la premiere transmission. Puis arretez-vous la. Vous leur donnez des faits, vous ne leur demandez pas d'arbitrer.
Dit tot, cela devient une decision administrative. La meme information decouverte trois semaines plus tard donne l'impression que vous vous etes fait circuler et que vous avez laisse deux prestataires se disputer vos honoraires.
Ce qu'un dossier coupe en deux vous coute dans la duree
Votre historique parait plus mince qu'il ne l'est. Quatre candidatures reparties sur deux dossiers se lisent comme deux et deux, alors que la constance fait partie des rares choses qu'un dossier candidat demontre vraiment.
Les notes ne circulent pas non plus. Un refus dort sur un dossier pendant qu'un bon retour d'entretien dort sur l'autre. Selon le dossier ouvert, le recruteur repart de zero ou repart de votre plus mauvais jour. Et les recherches dans le vivier, celles qui font remonter les bons candidats passes quand un poste similaire s'ouvre, ne trouveront jamais qu'une seule version de vous, le plus souvent l'ancienne, celle avec l'adresse morte.
Les demandes RGPD ont le meme angle mort. Une demande de rectification porte sur le dossier que vous avez designe. L'autre reste tel quel.
Demander une fusion
Vous pouvez la demander, et cela vaut le coup quand vous etes deja dans un processus. Ecrivez au recruteur interne, sinon au contact carriere ou au delegue a la protection des donnees indique sur leur site. Donnez les deux adresses e-mail, les deux orthographes de votre nom, le numero de telephone, les dates approximatives de chaque candidature et les references d'offre que vous avez conservees. Precisez quel dossier doit rester le principal et quelle adresse doit devenir l'adresse active.
Restez lucide sur le resultat. Certaines plateformes fusionnent proprement. D'autres se contentent de marquer un dossier comme doublon en laissant l'historique en place. D'autres encore ne savent pas fusionner au-dela de certaines frontieres internes. Le RGPD vous donne un droit de rectification des donnees inexactes, et la CNIL rappelle regulierement que les dossiers de candidature n'ont pas vocation a etre conserves indefiniment. Formuler votre demande sur ce terrain pese plus lourd qu'une faveur, meme si l'application concrete a un doublon dependra de leur lecture juridique.
Voila la position honnete: vous maitrisez votre adresse e-mail, vos accords ecrits et votre propre liste. Vous ne maitrisez ni le bouton de fusion, ni le contrat fournisseur, ni la duree de l'anteriorite. Concentrez donc l'effort en amont. Aujourd'hui, choisissez l'adresse qui figurera sur toutes vos candidatures futures. Cette semaine, ouvrez la liste de qui vous a transmis et quand. Et avant de dire oui au prochain consultant qui appelle, faites-lui dire le nom de l'entreprise en premier.