Payer un abonnement mensuel pour s'entendre dire que votre CV atteint "62 pour cent de correspondance", sans jamais voir quels mots ont ete comptes, lasse assez vite. Ce que ces outils font aux mots-cles se resume a une recherche de texte et un peu d'arithmetique. Vous pouvez reconstruire ce mecanisme dans un tableur en vingt minutes, et comme c'est vous qui en ecrivez les regles, vous saurez ce que le chiffre veut dire.
Avant tout, soyons clairs sur la nature de ce fichier.
Ce qu'il fait, et ce qu'il ne fait pas
Il mesure une couverture de mots-cles : quels termes d'une offre precise apparaissent quelque part dans votre CV, combien de fois, et dans quelle rubrique. C'est utile : quand un bon candidat parait faible sur le papier, c'est presque toujours qu'il a decrit un travail reel dans un vocabulaire autre que celui de l'employeur.
Il ne reproduit pas le classement d'un vrai logiciel de suivi des candidatures. Ces systemes s'appuient sur ce que votre tableur ignore : les recherches booleennes lancees apres coup par le recruteur, les questions eliminatoires, les dates et les durees, le rapprochement semantique entre termes voisins, des regles de notation qui changent d'un client a l'autre. Deux couvertures identiques peuvent finir classees tres differemment. Votre total est une auto-verification, pas une simulation.
Il ne peut pas non plus vous dire si votre CV se laisse lire par la machine. Savoir si le logiciel extrait correctement votre fichier est une autre question, et aucun comptage de mots ne la revelera. La version manuelle rapide : ouvrez votre PDF, tout selectionner, coller dans un document texte brut vide, et voir si vos intitules, dates et puces survivent dans un ordre lisible. Une fois par modele de CV, pas a chaque candidature.
L'offre qui sert d'exemple
Je note un CV face a une seule annonce, realiste : un poste de charge d'etudes marketing de niveau intermediaire dans un groupe de distribution. Elle demande SQL, Google Analytics 4, Looker Studio, l'attribution des campagnes, les tests A/B, le suivi budgetaire et "une communication claire avec les interlocuteurs commerciaux", place Python parmi les atouts, et emploie "retail" ou "e-commerce" a quatre reprises.
Etape 1 : construire les colonnes
Ouvrez une feuille vierge et creez ces en-tetes en ligne 1. Neuf colonnes, de gauche a droite.
- Mot-cle ou expression - le terme exact tel que l'annonce l'ecrit, un par ligne.
- Provenance - son emplacement : intitule, exigences, missions, presentation de l'equipe, avantages.
- Categorie - competence technique, outil, diplome ou certification, savoir-etre, intitule de poste. La liste des manques en sera plus lisible.
- Exige ou souhaite - reprenez le cadrage de l'annonce elle-meme. "Indispensable" et "requis" vont dans exige ; "idealement", "un plus", "apprecie" vont dans souhaite.
- Poids - un nombre, fixe a l'etape 3.
- Present dans mon CV - 1 ou 0, calcule.
- Occurrences - le nombre de fois que le terme apparait dans votre CV, calcule.
- Rubrique - accroche, experience ou competences, calcule.
- Score - le poids multiplie par la correspondance, calcule.
Une dixieme colonne facultative, le nombre de fois que le terme revient dans l'annonce, rend vos poids defendables plutot qu'instinctifs.
Etape 2 : remplir la colonne des mots-cles
Reperer les bons termes est un exercice a part entiere. La methode courte consiste a relire l'annonce six fois, chaque passage ne cherchant qu'une seule chose.
- L'intitule et ses variantes. "Charge d'etudes marketing" entre, avec ses voisins : "analyste marketing", "charge d'analyse de donnees". Si votre poste actuel s'appelle "responsable insights digitaux", l'ecart avec le titre de l'annonce est souvent votre plus gros trou de score.
- La liste des exigences. Chaque nom qui designe une competence, un outil ou un diplome, eclate en lignes distinctes. "SQL et Looker Studio" fait deux lignes, pas une.
- Les verbes des missions. Les annonces disent "construire des tableaux de bord", "prevoir les depenses", "mener des experimentations". Ces couples verbe plus complement, vos puces doivent les renvoyer en echo.
- Les outils et certifications cites nommement. Les noms de produits sont les lignes les plus rentables du tableau : sans ambiguite, faciles a retrouver dans un texte.
- Tout ce qui se repete. Le mot "retail" quatre fois n'est pas un ornement, c'est le vocabulaire dans lequel vit la personne qui vous lira.
- Le paragraphe sur l'equipe. La plupart des candidats le survolent. C'est pourtant dans ces lignes qu'on trouve "nous sommes rattaches a la direction commerciale" : "interlocuteurs commerciaux" vaut donc mieux que "utilisateurs metier".
Trente a quarante lignes, c'est une liste saine pour une annonce. En dessous de quinze, vous n'avez pas lu d'assez pres.
Etape 3 : fixer les poids
Gardez un bareme volontairement grossier. Trois, deux, un.
Poids 3 pour tout ce qui est exige et present dans l'intitule, ou exige et repete plus de deux fois. SQL, Google Analytics 4 et le terme du titre prennent 3.
Poids 2 pour les elements exiges mentionnes une seule fois : Looker Studio, tests A/B, suivi budgetaire.
Poids 1 pour les elements souhaites, les savoir-etre et les termes du paragraphe sur la culture d'entreprise. Python reste a 1, tout comme "esprit collaboratif".
Deux regles font l'essentiel du travail : l'exige l'emporte sur le souhaite, et un terme repete par l'employeur l'emporte sur un terme enfoui dans une ligne d'atouts secondaires. Resistez a l'envie d'inventer des demi-points, cette precision serait fausse.
Etape 4 : coller votre CV dans une cellule
Creez un second onglet nomme Texte CV. Copiez votre CV et collez-le en texte brut dans la cellule A1, via un collage special sans mise en forme, pour que les sauts de ligne ne l'eparpillent pas sur cinquante lignes. S'il se repartit quand meme sur plusieurs cellules, annulez et collez dans la barre de formule.
Mieux encore, utilisez trois cellules : A1 pour votre accroche, A2 pour vos experiences, A3 pour votre liste de competences. Cela coute trente secondes et vous offre la colonne Rubrique gratuitement.
Etape 5 : les formules
Google Sheets conserve les noms anglais : COUNTIF, SUM, LEN, SUBSTITUTE. Dans Excel en France, ce sont NB.SI, SOMME, NBCAR et SUBSTITUE. Si vous rapatriez vos poids depuis un onglet de reference, une RECHERCHEV suffit.
Colonne 6, la correspondance. Un NB.SI qui cherche le mot-cle dans la cellule contenant le texte de votre CV, la reference du mot-cle encadree par des asterisques afin de reperer le terme a n'importe quel endroit du texte plutot que d'exiger une cellule entiere identique. Pointez-le sur les trois cellules de rubrique. La formule renvoie 1 quand le terme est present, 0 sinon, et elle ignore les majuscules.
Colonne 7, le comptage. Aucune fonction ne compte les occurrences a l'interieur d'une cellule, alors utilisez la vieille astuce des longueurs : prenez la longueur du texte du CV, retranchez la longueur du meme texte dans lequel chaque instance du mot-cle a ete substituee par du vide, divisez la difference par la longueur du mot-cle. Vous obtenez le nombre d'occurrences.
Colonne 8, la rubrique. Repetez le meme NB.SI a asterisques trois fois, une fois par cellule de rubrique, et enveloppez le tout dans une cascade de SI qui renvoie le nom de la rubrique. Decouvrir que SQL n'apparait que dans votre liste de competences et jamais dans une puce d'experience compte parmi les enseignements les plus utiles du fichier.
Colonne 9, le score. Le poids multiplie par la colonne 6. Rien de plus malin.
Les totaux. Au-dessus des lignes, posez une SOMME de la colonne 9 pour votre score, une SOMME de la colonne 5 pour le maximum possible, et divisez l'une par l'autre pour obtenir un pourcentage. Ajoutez ensuite un comptage conditionnel des lignes dont la mention est exige et dont la correspondance vaut zero. C'est ce dernier nombre qui merite votre attention.
Etape 6 : lire le resultat
Des tranches larges, et rien de plus precis ne serait honnete. En dessous de 50 pour cent, vous decrivez votre travail dans un vocabulaire que l'employeur ne partage pas. Entre 50 et 70, le fond est bien present et vous perdez des termes en peripherie. Au-dela de 70, les mots-cles n'ont plus grand-chose a donner et votre temps rend davantage sur la lettre de motivation.
Le pourcentage est la sortie la moins interessante. La liste des termes exiges qui marquent zero est le vrai objet de l'exercice. Filtrez sur ces deux conditions et vous obtenez une liste courte et precise de choses a corriger, c'est-a-dire ce que vous cherchiez quand l'idee de payer un outil vous a traverse l'esprit.
Ce que le tableur ne peut pas juger
Trois points echappent a l'arithmetique, et ils comptent davantage que le total.
N'ajoutez jamais un terme que vous ne pouvez pas etayer. Si Looker Studio marque zero parce que vous ne l'avez jamais ouvert, la bonne decision est de le laisser a zero, pas de le glisser dans une liste de competences. Une rangee de mots-cles non merites tient jusqu'a la premiere question d'entretien, pas plus loin.
Reecrivez de vraies puces plutot que d'accrocher une liste au bas du CV. Si vous avez construit des tableaux de bord sous Tableau et que l'annonce dit Looker Studio, vous n'avez pas ce mot-cle et ne pouvez pas le simuler. Mais si vous avez mene des "tests fractionnes" et que l'annonce parle de "tests A/B", il s'agit du meme travail sous un autre nom, et la correction consiste a reformuler la puce qui existe deja.
Surveillez les synonymes manques. Ce sont les plus rentables. "Gestion des parties prenantes" contre "travail avec les equipes metier", "attribution" contre "analyse de la performance par canal". Le tableur affiche zero, vous croyez a une lacune, alors que vous faites deja le travail sous un autre nom.
Reutiliser le fichier d'une candidature a l'autre
Dupliquez l'onglet des mots-cles pour chaque poste, en nommant la copie par employeur et date. L'onglet Texte CV ne bouge pas, si bien que chaque nouvel onglet note automatiquement votre CV actuel. Au bout de cinq ou six candidatures, une tendance se dessine : les trois memes termes marquent zero partout, ce qui vous apprend quelque chose sur votre CV et non sur une annonce isolee.
Si vous tenez aussi un tableau de suivi de candidatures, les deux fichiers se completent bien : l'un vous dit quoi corriger avant de postuler, l'autre ce qui s'est passe ensuite.
Quand un outil payant vaut son prix
Parfois. Vous achetez la partie que votre tableur ne sait pas faire : un controle de lecture qui montre comment votre fichier est reellement extrait, des avertissements sur les colonnes, en-tetes, zones de texte et graphiques qui cassent l'extraction, et, dans les meilleurs outils, une base d'annonces pour le meme intitule, donc les termes recurrents de tout un marche.
Vingt candidatures avec un modele de CV dont la lisibilite machine n'a jamais ete testee ? Un mois d'abonnement se defend. Trois postes choisis avec soin, avec un CV propre sur une seule colonne ? Ce tableur fait le travail et vous garde l'argent.