Quand une responsable de bureau ouvre une candidature d'assistante administrative, elle se pose une seule question : cette personne va-t-elle alleger ma semaine ou la compliquer ? "Rigoureuse et organisee" n'y repond pas, car toutes les candidates l'ecrivent. Une lettre de motivation courte, construite autour d'un systeme que vous avez vraiment fait tourner, y repond.
Ce que cherche la personne qui vous lit
Pour ce type de poste, la lecture revient rarement a un recruteur de metier. C'est plus souvent la responsable administrative d'une PME, une associee de cabinet ou la gerante d'une agence. Elle a connu le depart de la precedente assistante, et elle se souvient des rendez-vous en double, de la facture egaree et du telephone qui sonnait dans le vide. Elle lit pour une seule chose : la fiabilite. Peut-on vous confier l'agenda sans verifier derriere vous ? Le bureau tourne-t-il encore le jour de votre absence ?
Les adjectifs ne prouvent rien de tout cela, et une liste de missions ne fait que recopier le CV. Ce qui convainc, c'est la preuve que vous savez voir un petit desordre, mettre en place une methode et la faire vivre. Pour le CV lui-meme, notre guide du CV d'assistante administrative passe en revue les rubriques ; ici, on reste sur la lettre.
Racontez un systeme que vous avez fait tourner
Choisissez un exemple, pas cinq. Le meilleur est souvent modeste, ce qui convient tres bien au metier :
- un agenda commun pour trois avocates qui se marchaient sur les pieds
- la messagerie d'un service, avec des dossiers, un tour de permanence et une reponse le jour meme
- un nouveau classement, par exemple le passage des contrats papier vers une arborescence sur SharePoint
- l'accueil des visiteurs, avec un registre, des badges et un appel a la personne attendue
Racontez-le ensuite en trois temps : ce qui n'allait pas, ce que vous avez mis en place, ce qui a suivi. Prenons Camille, dans une agence immobiliere imaginaire de Rennes : "Les visites se chevauchaient presque chaque semaine. J'ai ouvert un seul agenda Outlook, avec une couleur par negociateur, et le trimestre suivant n'a connu aucun doublon."
L'effet doit tenir en entretien. Ne donnez un chiffre que s'il est exact et que vous pouvez l'expliquer. Une phrase comme "les associees ne me demandent plus dans quel dossier se trouve un contrat" vaut mieux qu'un pourcentage sorti de nulle part.
Pour les logiciels, citez-les comme des exemples de votre maniere de travailler, sans en aligner douze. Outlook, Excel, Word, Google Agenda, Sage ou EBP en comptabilite, Doctolib dans un cabinet medical : retenez ceux qui collent au poste, en partant de l'annonce. Si elle nomme un outil que vous ne connaissez pas, indiquez le plus proche et le temps qu'il vous a fallu pour prendre en main le dernier. Notre article pour ecrire une lettre adaptee a une offre precise montre comment extraire ces indices de l'annonce.
Vous debutez ? Le systeme peut venir d'ailleurs : un stage, le planning des benevoles d'un club sportif, le tableau de suivi des stocks dans un magasin, les reservations d'une association etudiante. La personne qui vous lit cherche une habitude, et cette habitude n'a pas besoin d'un bureau.
Exemple de lettre de motivation assistante administrative
Ines et les employeurs ci-dessous sont fictifs. Remarquez le peu de choses qu'elle affirme sur elle-meme, et le nombre de faits qu'elle donne.
Objet : candidature au poste d'assistante administrative
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Madame Lefort,
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Votre annonce mentionne une periode fiscale chargee et une messagerie commune : c'est mon quotidien depuis trois ans chez Geomesure Ouest, un cabinet de geometres de quatorze personnes.
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A mon arrivee, les demandes des clients partaient vers la personne disponible, et certaines restaient sans suite pendant des jours. J'ai mis en place une messagerie partagee sous Outlook, un tour de permanence, trois dossiers et une regle simple : une reponse le jour meme, ne serait-ce qu'une date. En deux mois, les associees ne m'ont plus transmis aucune relance, et lors de mes deux semaines de conges en aout, la personne en renfort a tout tenu avec une note d'une page.
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Je tiens aussi l'agenda de quatre geometres, je prepare les factures sous Sage et j'assure le classement des dossiers clients sur SharePoint.
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Disponible apres un preavis d'un mois, je serais heureuse de vous rencontrer. Vous pouvez me joindre a l'adresse ines.marchand@example.com.
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Je vous prie d'agreer, Madame, l'expression de mes salutations distinguees.
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Ines Marchand
La phrase sur la personne en renfort fait l'essentiel du travail : un systeme qui fonctionne sans son auteure, c'est exactement ce qu'une responsable inquiete veut lire.
Lettre de motivation hote d'accueil : la premiere impression d'abord
Pour un poste d'hote d'accueil, le squelette reste le meme, mais l'ordre change. L'employeur engage la premiere personne que voient les clients, les patients et les coursiers, ainsi que la voix qu'ils entendent au telephone. Ouvrez donc sur la maniere dont les gens sont accueillis, et gardez l'organisation pour la suite.
Votre meilleure matiere, c'est un moment de forte affluence bien tenu : deux personnes au comptoir, le standard qui sonne, un coursier qui attend une signature. Dites ce que vous faites en premier, ce que vous dites a la personne qui patiente et comment le message arrive au bon collegue. Comparez ces deux ouvertures :
- Faible : "Je me permets de vous adresser ma candidature au poste d'hote d'accueil."
- Plus solide : "Un lundi ordinaire au cabinet dentaire Saint-Roch, je prends une soixantaine d'appels, j'accueille une trentaine de patients et la salle d'attente reste calme."
Ces chiffres sont fictifs, mettez les votres. Le ton compte ici plus qu'ailleurs, car la personne qui vous lit imagine votre voix au telephone. Des phrases courtes et chaleureuses valent mieux qu'une formule apprise.
L'hotellerie suit d'autres regles, avec son logiciel de reservation et ses nuits, et le travail aupres d'une direction appartient a un autre registre. Ces conseils visent les bureaux, les cabinets, les agences et les accueils d'entreprise.
Environ 200 mots, pas davantage
La lettre courte convient a ce metier pour une raison pratique. La personne qui recrute a quarante candidatures ouvertes et le telephone a portee de main, et une lettre serree montre la competence qu'elle cherche : rediger un message clair, puis s'arreter. Notre article sur la longueur d'une lettre de motivation donne le cadre general ; pour ce poste, visez environ 200 mots.
Le plan classique vous, moi, nous tient tres bien dans ce format. Un premier paragraphe sur l'entreprise et son besoin, un deuxieme sur votre systeme, un dernier sur votre disponibilite et la rencontre proposee.
La lettre est un echantillon de votre travail
Ailleurs, une coquille passe parfois. Ici, elle coute plus cher, car relire ce qui sort du bureau fera partie de vos missions, et cette lettre est le seul exemple de ce travail que la personne a sous les yeux. Une faute dans un nom de famille, ou le nom de l'employeur precedent reste dans un copier-coller, et la candidature s'arrete.
La coherence fait aussi partie de l'exactitude. Si la lettre annonce trois ans et le CV deux ans et demi, quelqu'un le verra. Si votre profil LinkedIn est a jour, Postulit peut le transformer en CV, ce qui vous donne une seule version des dates et des noms de poste a comparer avec la lettre.
Avant d'envoyer
- Ecrivez votre systeme en deux phrases avant de rediger le reste.
- Verifiez sur le site de l'employeur le nom de la personne et son orthographe.
- Imprimez la lettre et lisez-la a voix haute, car l'oeil saute les erreurs sur un ecran.
- Enregistrez-la en PDF avec votre nom dans le nom du fichier, puis ouvrez ce PDF pour le controler.
Si les deux phrases de la premiere etape sont solides, le reste vous prendra une vingtaine de minutes : commencez donc par elles.