Au milieu d'un deuxieme entretien, le manager laisse tomber une phrase: "on passe nos journees a rattraper des erreurs de saisie", puis il precise, presque en aparte, que la personne precedente est partie au bout de sept mois. Ces deux informations valent de l'or une heure plus tard, mot pour mot. La plupart des candidats en ressortent avec une impression floue, et le mail de relance s'en ressent.
Prendre des notes en entretien inquiete beaucoup plus les candidats que les recruteurs. L'inquietude vise mal, mais elle n'est pas absurde: il existe bien une maniere de prendre des notes qui abime une conversation, et elle n'a rien a voir avec le carnet.
Ce qui derange un recruteur, ce n'est jamais le carnet
Personne ne vous reprochera d'ecrire. Ce que l'on supporte mal, c'est de parler au sommet d'un crane. Si vous baissez les yeux chaque fois que votre interlocuteur commence une phrase et que vous les gardez baisses jusqu'au point final, l'entretien se transforme en dictee. Et personne ne decide de travailler avec quelqu'un sur la base d'une dictee.
La variable n'est donc pas l'objet. Elle tient en deux choses: l'instant precis auquel votre stylo bouge, et la position de votre regard pendant que l'autre parle encore. Reglez ces deux points et le carnet devient invisible. Ratez-les, et aucun "je peux prendre des notes?" poli ne rattrapera la situation.
Les recruteurs sont assez constants la-dessus. Un candidat qui ecrit, c'est un candidat pour qui le poste compte et qui compte y penser encore demain soir. Cette lecture tient tant que le rythme de la conversation tient. A la seconde a laquelle votre interlocuteur doit attendre que vous finissiez votre ligne, le benefice se retourne.
Aucun candidat ne se fait recaler parce qu'il ecrit. Beaucoup se font recaler parce que la conversation devient penible.
Ecrire dans les silences, jamais par-dessus
Toute la technique tient dans une seule regle: on ecrit dans les creux.
Votre interlocuteur termine une idee. Il y a alors une demi-seconde naturelle pendant laquelle il vous regarde ou reprend son souffle avant le point suivant. C'est votre fenetre. Vous baissez les yeux, vous posez trois ou quatre mots, vous remontez. Deux secondes en tout, et la conversation ne le remarque pas.
Ce qui casse tout, c'est d'ecrire pendant que la phrase est encore en cours. Vous traitez visiblement la premiere moitie du propos au lieu d'entendre la seconde, et cela se voit depuis l'autre bout de la table.
Quelques details rendent cette methode praticable:
- Trois ou quatre mots, jamais une phrase. "Saisie manuelle, 3 ETP" est une note. "L'equipe traite actuellement la saisie de maniere manuelle, ce qui occupe environ trois personnes" est un proces-verbal, et vous ecrirez encore quand la question suivante arrivera.
- La tete reste levee pendant qu'il parle. On ecrit sans regarder sa feuille bien mieux qu'on ne le croit. Personne n'evalue votre graphie.
- Une page unique, pas un cahier a feuilleter. Feuilleter fait du bruit et donne l'air de chercher un script.
- Vos propres questions sur la meme page, preparees avant. Ainsi vous ne tournez aucune page au moment le plus visible de l'entretien.
Les cinq informations qui meritent l'encre
Le reflexe est de tout capturer, et c'est exactement ce qui fait derailler l'exercice. On ne transcrit pas et on ne converse pas en meme temps. Decidez donc a l'avance ce que vous chassez, et laissez passer le reste.
- Les prenoms, noms et fonctions de chaque personne presente. C'est vital en entretien collectif ou sur une journee a plusieurs rendez-vous, quand quatre personnes se presentent en quatre-vingt-dix secondes.
- Chaque chiffre cite. Taille de l'equipe, nombre de marches, volume du backlog, croissance, budget. Les chiffres sont la partie de l'echange que vous voudrez le plus et que votre memoire reconstruit le moins bien.
- Les mots exacts qu'ils emploient pour decrire le probleme. Pas votre resume. Les leurs. S'ils disent "le passage de relais entre le commerce et la production est un bazar", ce sont ces mots-la, recopies tels quels.
- Les contraintes lachees en passant. Le vrai tresor. "On est en gel des recrutements jusqu'en avril." "Le juridique valide chaque modele de document." "L'outil, on l'a choisi avant mon arrivee." Rien de tout cela ne figure dans une annonce, et cela decrit le poste reel.
- Les prochaines etapes et les dates. Le nom du prochain interlocuteur, le delai de reponse annonce, l'existence d'un exercice a rendre.
Ce qui n'a rien a faire sur la page: tout ce que vous pouvez retrouver ensuite. N'ecrivez pas la date de creation de l'entreprise, ni les noms de produits, ni les implantations. Internet s'en charge, et les dix secondes passees a les recopier sont dix secondes de regard perdues pour rien.
N'ecrivez pas non plus leurs questions. Beaucoup le font par nervosite, pour gagner un temps de reflexion avant de repondre, et cela se lit toujours comme une manoeuvre dilatoire. Si une question est longue, demandez qu'on vous en repete la fin. Cela passe nettement mieux qu'un gribouillage.
En visio, baisser les yeux se lit comme partir
C'est le cas dans lequel le conseil par defaut s'effondre. Dans une piece, votre interlocuteur voit votre main, la feuille et le stylo: baisser les yeux signifie evidemment ecrire. En visioconference, il voit un visage qui disparait du cadre a intervalles reguliers. Le cerveau comble le vide avec une distraction, un deuxieme ecran, quelqu'un d'autre dans la piece.
Le correctif tient en une phrase, dite une seule fois, au debut: "je vais prendre des notes, donc si je regarde vers le bas, c'est pour cela." Puis vous n'y revenez plus. Trois secondes, et l'ambiguite disparait pour tout le reste de l'appel.
Deux points annexes devant une camera. Si vous tapez au clavier, annoncez-le, parce qu'un bruit de frappe sans explication est pire qu'un silence, et couper son micro n'a rien de pratique dans un dialogue. Et placez votre feuille juste sous la camera plutot que de biais, pour que votre tete s'incline au lieu de pivoter. Une inclinaison ressemble encore a quelqu'un qui vous fait face. Une rotation, non.
Les entretiens dans lesquels il vaut mieux ne rien ecrire
Certaines conversations se degradent avec un stylo dedans.
Un premier appel de qualification de quinze minutes, rapide et volontairement informel, en fait partie. La personne verifie que vous tenez une conversation et que vos pretentions salariales tiennent dans la fourchette. Les notes ajoutent de la friction a un moment pense pour ne pas en avoir. Si l'appel se fait sans camera, ecrivez autant que vous voulez: personne ne vous voit.
Une visite des locaux, un dejeuner ou un cafe avec l'equipe relevent de la meme logique. Ces moments sont volontairement places dans un registre social, et le carnet les ramene dans un registre formel. Ce n'est pas ce que vous voulez quand quelqu'un evalue s'il aimerait vous avoir a deux bureaux de lui. Ecoutez, et notez sur le parking.
Ce que ces notes vous rapportent deux semaines plus tard
Deux endroits, et les deux arrivent plus tard.
Le premier, c'est votre message de relance. Une ligne qui dit "passage de relais commerce vers production, c'est un bazar" vous permet d'ecrire un paragraphe dans leur langue a eux, au lieu du paragraphe generique sur l'enthousiasme que suscite cette opportunite. Les gens reconnaissent leurs propres formules. C'est une preuve d'ecoute difficile a simuler.
Le second, c'est le tour suivant. Les contraintes attrapees au vol deviennent vos questions quinze jours apres. "Vous m'aviez dit que le juridique valide chaque modele. Cette validation est portee par l'equipe ou par eux?" Une question pareille ne s'invente pas, et elle sonne comme celle de quelqu'un deja a moitie dans le poste. Les prenoms que vous avez pris la peine d'ecrire vous permettent d'interroger le role precis d'une personne plutot que le processus en general.
Il y a aussi un relais evident vers les dix minutes de recul que vous prendrez juste apres l'entretien, pour lesquelles ces notes brutes servent de matiere premiere.
La version applicable de tout ceci tient sur une feuille, preparee la veille, avec cinq intitules deja ecrits: noms, chiffres, leurs mots, contraintes, suite. Deux minutes de preparation, et la prise de notes cesse d'etre un exercice de memoire pour devenir un remplissage de cinq cases. Un outil comme Postulit reconstruit votre CV a partir de votre profil LinkedIn en quelques minutes, mais la formule exacte qu'un manager emploie pour decrire son probleme n'existe qu'a un seul endroit, pendant environ quatre secondes, et personne ne vous la redonnera.