Chaque candidature envoyee via un site carriere laisse une trace dans un logiciel de recrutement, un ATS. Cette fiche vit souvent bien plus longtemps que l'offre elle-meme, et elle contient davantage que votre CV. La bonne nouvelle, c'est que le RGPD vous donne un vrai droit de regard dessus, et que l'exercer prend moins de temps qu'une lettre de motivation.
Ce que contient vraiment votre fiche candidat
On imagine une ligne dans une base : nom, e-mail, CV en piece jointe. En realite, la fiche ressemble plus a un dossier qui s'epaissit a chaque intervention d'un recruteur.
Voici ce qu'on y trouve le plus souvent :
- L'historique complet de vos candidatures chez cet employeur, pas seulement la derniere, chacune rattachee a un poste precis.
- Les champs extraits de votre CV par le logiciel : titres de poste, dates, entreprises, competences, diplomes, parfois la pretention salariale saisie dans un formulaire.
- Les pieces jointes dans leur format d'origine, lettre de motivation et portfolio compris, ainsi que la version texte que l'outil en a tiree.
- Les commentaires des recruteurs et des managers, de la petite remarque de deux mots jusqu'a la grille d'entretien remplie en entier.
- L'historique des etapes : candidature, preselection, entretien telephonique, refus, chaque passage avec sa date et le nom de la personne qui l'a fait.
- Les motifs de refus, ces etiquettes courtes choisis dans un menu deroulant au moment de clore le dossier ("experience insuffisante", "poste pourvu").
- Les resultats d'evaluations : tests techniques, questionnaires de personnalite, entretiens video, souvent sous forme de score ou de rapport fourni par un prestataire.
Les reponses aux questionnaires de diversite, quand il y en a, sont en principe stockees a part, avec un acces restreint.
Ce sont les commentaires et les motifs de refus qui surprennent le plus. Ils sont ecrits vite, pour un usage interne, sans imaginer que le candidat les lira un jour. Or le droit d'acces couvre aussi ces notes.
Une conservation plus longue qu'on ne le croit
Beaucoup de candidats pensent que tout disparait une fois le poste pourvu. Ce n'est presque jamais le cas. Les employeurs gardent en general les dossiers pendant une duree fixe apres la fin du processus, et cette duree figure dans la politique de confidentialite destinee aux candidats.
Il n'existe pas de chiffre unique. On voit couramment une periode allant de quelques mois a deux ans environ, mais verifiez la notice de chaque entreprise. La CNIL diffuse d'ailleurs des recommandations sur la duree de conservation des donnees des candidats non retenus et sur la necessite de les informer, voire de recueillir leur accord, avant de garder leur dossier plus longtemps.
Pourquoi cette duree depasse-t-elle souvent ce qu'on imagine ?
- L'employeur veut pouvoir se defendre si un candidat conteste un refus pour discrimination. Le dossier lui sert de preuve.
- Les recruteurs preferent reutiliser un bon profil pour un futur poste plutot que de repartir de zero.
- Et parfois, personne ne s'occupe tout simplement de programmer la purge automatique.
Ce dernier point compte plus qu'on ne le dit. Une duree de conservation, c'est souvent une ligne dans une politique interne et un nettoyage manuel dans les faits. La phrase "vos donnees sont gardees pendant une duree limitee" ne prouve pas que la purge tourne vraiment.
Demander l'acces a vos donnees
En Europe, le RGPD vous permet d'obtenir une copie des donnees personnelles qu'un organisme detient sur vous. C'est la demande de droit d'acces. Au Royaume-Uni, l'UK-GDPR prevoit la meme chose.
A qui ecrire
Cherchez dans la politique de confidentialite candidats l'adresse du DPO, la personne chargee de la protection des donnees, ou une adresse dediee du type "donnees personnelles". A defaut, ecrivez au service RH ou recrutement en demandant de transmettre. C'est l'employeur, et non l'editeur de l'ATS, qui est en principe responsable de vos donnees : c'est donc lui qu'il faut viser.
Quoi demander
Soyez precis pour ne rien oublier :
- Une copie de toutes les donnees vous concernant dans leurs outils de recrutement, y compris commentaires, comptes rendus d'entretien, resultats de tests et historique des etapes.
- Les finalites de l'usage de ces donnees et la liste des destinataires, par exemple un prestataire d'evaluation.
- La duree de conservation prevue.
Ce que vous obtenez en general
Le plus souvent, une archive zip ou quelques PDF : l'export de votre fiche, votre CV, parfois un tableur des changements d'etape. Les notes d'entretien sont tantot fournies telles quelles, tantot resumees. L'employeur peut retenir certains elements dans des cas limites, par exemple si la reponse revelerait les donnees d'une autre personne. Le RGPD fixe un delai de reponse, en principe d'un mois, prolongeable pour les demandes complexes.
Lire ses propres motifs de refus n'est pas toujours agreable. C'est pourtant instructif : "profil trop senior" et "certification obligatoire manquante" ne disent pas du tout la meme chose sur la suite de votre recherche.
L'effacement : un courrier de quatre lignes
Le droit a l'effacement vous permet de demander la suppression de vos donnees. Ce droit n'est pas absolu : l'employeur peut garder certains elements s'il a une raison juridique, comme la gestion d'un eventuel litige. Mais pour une candidature close, sans contentieux, la demande aboutit en general.
Inutile d'en faire trois pages. Un message de ce genre suffit :
"Ma candidature au poste de [nom du poste] date de [mois et annee]. Je vous demande l'effacement de toutes les donnees me concernant dans vos outils de recrutement, y compris ma fiche candidat, mes pieces jointes, les commentaires et les resultats d'evaluation, et une confirmation une fois l'operation faite. Si vous devez garder certaines donnees, merci de m'indiquer lesquelles et pour quel motif."
Un conseil d'ordre pratique : si vous voulez aussi une copie, faites d'abord la demande d'acces, attendez le fichier, puis demandez l'effacement. Les deux en meme temps, et la copie risque de ne jamais arriver, puisque les donnees n'existent plus.
Sans reponse dans le delai, vous pouvez saisir la CNIL par une plainte en ligne. Ce texte donne une information generale, pas un conseil juridique : les regles et leur application varient selon le pays et la situation.
Ce que l'effacement vous fait perdre
La suppression a un cout que personne ne mentionne. Avant de publier une offre, de nombreux recruteurs fouillent leur propre base pour retrouver d'anciens candidats prometteurs. Ce vivier produit de vrais entretiens, et un autre article du blog detaille ce mecanisme de reactivation des anciennes candidatures.
Une fois l'effacement fait, vous sortez de cette recherche. Si l'entreprise vous plaisait et que vous avez perdu face a un seul autre finaliste, l'effacement ferme peut-etre une porte que vous vouliez laisser entrouverte. A l'inverse, apres un processus penible, ou si la fiche contient un vieux CV que vous ne voulez plus voir circuler, la suppression se defend tout a fait.
Il existe une voie mediane : demander l'acces, lire le dossier, et faire corriger ce qui est inexact plutot que de tout supprimer. Le droit de rectification fait lui aussi partie du RGPD.
Et si l'employeur est hors d'Europe
Pour une entreprise americaine qui recrute depuis les Etats-Unis, le cadre change. Il n'y a pas de droit federal general de ce type pour les candidats. Certains Etats disposent d'une loi sur la vie privee qui peut couvrir les donnees de candidature, la Californie en tete, mais tout depend de l'Etat, de la taille de l'employeur et du texte applicable. Ailleurs, le droit est plus faible, voire absent. Premier reflexe : lire la politique de confidentialite, qui indique en general les droits reconnus et la marche a suivre.
Une routine simple
Tenez une liste des employeurs auxquels vous postulez, avec la date et l'adresse de contact de leur politique de confidentialite. Tous les six mois environ, relisez-la. Pour les entreprises qui vous interessent toujours, laissez la fiche en place et veillez a envoyer un CV a jour la prochaine fois. Si vous le generez depuis votre profil LinkedIn avec un outil comme Postulit, garder les deux coherents devient plus facile, et la version stockee dans leur ATS correspond a celle que vous assumez vraiment.
Pour celles avec lesquelles vous en avez fini, envoyez le message d'effacement ci-dessus. Cinq minutes par employeur, et c'est la seule maniere fiable de savoir que les vieux commentaires et motifs de refus a votre sujet ont disparu.