Beaucoup d'employeurs n'ont jamais investi dans un logiciel de recrutement : la candidature en petite entreprise sans logiciel de tri passe par une adresse email et, au mieux, un tableur. Le gerant ou un responsable lit ce qui arrive, souvent sur son telephone, entre deux clients ou deux chantiers. L'objet du message, le nom du fichier, les premieres lignes de l'email et parfois un appel comptent alors bien davantage que les mots-cles.
Reperer un employeur sans ATS
Les PME utilisent-elles un ATS ? Certaines, surtout lorsqu'elles publient via un site d'emploi qui inclut un outil de suivi basique. Mais le recrutement en PME par email reste tres courant, et l'annonce le montre en general assez clairement.
Les indices les plus nets :
- l'annonce dit "envoyez votre CV a" suivi d'une adresse nominative ou generique, du type recrutement@ ou prenom@nom-de-l-entreprise ;
- un nom de contact figure dans l'annonce, parfois avec un numero de telephone, et aucun bouton "postuler" ne renvoie vers un portail ;
- le site de l'entreprise n'a pas de page carrieres, ou bien cette page se limite a un paragraphe et un lien mail ;
- l'offre circule sur un groupe Facebook local, une vitrine, la lettre d'une federation professionnelle ou une annonce de France Travail avec une simple adresse de contact.
Si le bouton "postuler" ouvre un formulaire qui demande de creer un compte, lit votre CV automatiquement et enchaine les questions de preselection, vous etes face a un ATS, quelle que soit la taille de l'employeur. Ce qui suit concerne l'autre cas.
Qui lit votre candidature, et dans quelles conditions
Prenons Karim, qui dirige une entreprise de plomberie de six personnes. Le lundi, il met en ligne une annonce pour un poste d'assistant administratif. Le mercredi, vingt-trois candidatures attendent dans sa messagerie, au milieu des factures fournisseurs, d'une reclamation client et d'une demande de devis. Il les ouvre dans la camionnette, sur l'ecran de son telephone, pendant les dix minutes avant le chantier suivant.
Karim ne compare pas votre CV a une liste de termes obligatoires. Il se pose deux questions rapides : cette personne sait-elle faire le travail, et sera-t-il simple de travailler avec elle ? Il garde aussi une trace, sans methode tres stricte. Il fait suivre les bonnes candidatures a son associe, met une etoile sur certaines, ou recopie des noms dans un tableur avec une colonne "a rappeler". Tout ce qui complique ce tri, comme un objet flou ou une piece jointe qui refuse de s'ouvrir, vous coute bien davantage qu'un mot-cle absent.
Ce tableur a son importance. Si votre nom y figure, Karim cherchera votre email plus tard en tapant votre nom dans la recherche de sa messagerie. Facilitez-lui cette recherche.
Les mots-cles ne servent plus, la lisibilite si
Bourrer votre CV avec les expressions exactes de l'annonce ne sert a rien ici. Aucun logiciel ne lit le document avant un humain, et un gerant qui tombe sur "service client, satisfaction client, relation client" dans la meme ligne trouvera simplement la formule lourde. Ecrivez comme si vous expliquiez votre parcours au patron, par-dessus le comptoir.
En revanche, un CV propre et lisible sur un petit ecran reste indispensable. Une seule colonne, votre nom bien visible en haut, un numero de telephone facile a toucher du doigt, des puces courtes avec des resultats concrets. Placez en tete les deux ou trois elements qui comptent pour cet employeur precis : le permis B, l'experience de caisse, le logiciel de facturation que le bureau emploie deja, le fait d'habiter a dix minutes. Evitez les mises en page a deux colonnes avec barre laterale, qui deviennent souvent illisibles dans la visionneuse PDF d'un telephone.
Envoyez un PDF, sauf demande contraire dans l'annonce. Il s'affiche de la meme maniere sur tous les appareils, et personne n'a besoin de deviner quel traitement de texte vous avez choisi. Si vous construisez votre CV a partir de votre profil LinkedIn avec un outil comme Postulit, exportez-le en PDF et ouvrez-le une fois sur votre propre telephone avant de l'envoyer.
L'objet, le nom du fichier et les premieres lignes
L'objet est la seule chose visible dans une liste de messages encombree. "Candidature" ou "CV" ne dit rien et rend votre email introuvable une semaine plus tard. Reprenez le titre du poste tel qu'il apparait dans l'annonce, votre nom et un detail utile : "Assistante administrative - Lea Martin - disponible le 3 novembre". Si l'annonce donne une reference, ajoutez-la.
Le nom du fichier suit la meme logique. "CV_final_v3.pdf" finira au milieu de vingt fichiers presque identiques dans les telechargements du telephone, alors que "Lea-Martin-CV-assistante-administrative.pdf" survit au transfert et a l'enregistrement. Tout le detail se trouve dans comment nommer le fichier de votre CV.
Reste le corps du message. Dans la previsualisation sur telephone, le lecteur voit peut-etre deux lignes avant de decider d'ouvrir ou non la piece jointe. Servez-vous-en pour dire quel poste, pourquoi vous correspondez et a partir de quand vous etes disponible. Gardez un message court, signez avec votre nom complet et votre numero, et joignez le CV plutot qu'un lien vers un dossier en ligne qui demandera peut-etre une autorisation. Pour la formulation, voyez quoi ecrire dans l'email quand vous envoyez votre CV. Si l'annonce demande une lettre, un patron de PME la lit autrement qu'un recruteur de grand groupe, comme l'explique la lettre de motivation pour une petite entreprise.
Le silence n'a pas le meme sens
Chez un grand employeur qui passe par un ATS, le silence suit souvent un message automatique confirmant l'arrivee de la candidature, puis se termine par un refus automatique. Quand tout passe par une messagerie, personne n'envoie ni l'un ni l'autre. L'absence de reponse au bout d'une semaine ne veut souvent pas dire non. Votre email est peut-etre enfoui sous quarante autres, le gerant enchaine peut-etre les chantiers depuis lundi, ou la personne qui s'occupe du recrutement est en conges.
Relancer n'a donc rien d'insistant. C'est souvent le seul moyen d'obtenir une seconde lecture. Un rythme raisonnable :
- Attendez cinq a sept jours de travail apres l'envoi.
- Repondez a votre propre email d'origine, pour garder le fil et la piece jointe ensemble, en deux lignes : votre interet reste entier et vous etes disponible pour un court appel.
- Sans nouvelles une semaine plus tard, passez un coup de fil bref, puis tournez la page.
Repondre dans le meme fil plutot que d'ouvrir un nouvel email remet votre CV en haut de la messagerie, avec tout le contexte.
Appeler ou passer en personne
Dans beaucoup de commerces et d'entreprises locales, un appel est normal, parfois bienvenu. Si l'annonce donne un numero, appelez a un moment calme : pas pendant le coup de feu de midi dans un restaurant, pas a l'ouverture dans une boutique, plutot en milieu de matinee ou d'apres-midi. Preparez une phrase : "Bonjour, je suis Lea Martin, je vous ai envoye mon CV mardi pour le poste d'assistante administrative et je voulais verifier que mon message vous est bien parvenu."
Passer en personne fonctionne pour les boutiques, les cafes, les garages et les artisans, dans lesquels le patron se trouve sur place et a l'habitude de voir entrer du monde. Apportez une version papier de votre CV, demandez la personne citee dans l'annonce et limitez l'echange a deux minutes si elle est occupee. Cela ne convient pas a un bureau qui demande clairement des candidatures par email uniquement. Lisez l'annonce : "merci de ne pas appeler" veut dire exactement cela.
Avant d'envoyer
Pour chaque employeur qui recrute par email, verifiez ces points :
- un objet avec le titre du poste, votre nom et un detail ;
- un PDF dont le nom reprend votre nom et le poste, ouvert une fois sur un telephone ;
- deux premieres lignes qui disent quel poste, pourquoi vous et a partir de quand ;
- votre numero de telephone en entier dans la signature ;
- un rappel dans votre agenda au septieme jour pour repondre dans le meme fil.
Notez ensuite le nom de l'employeur, la date d'envoi et le contact dans votre propre tableau de suivi. Le gerant tient un tableur, tenez-en un aussi : le jour auquel Karim rappellera, trois semaines plus tard, vous saurez tout de suite de quel poste il parle.