A mitad de una segunda entrevista, el responsable del equipo suelta una frase: "nos pasamos el dia corrigiendo datos metidos a mano", y luego aclara, casi de pasada, que su predecesor ha durado siete meses en el puesto. Las dos cosas valen oro una hora despues, palabra por palabra. La mayoria de los candidatos sale de ahi con una impresion borrosa, y el correo de seguimiento lo paga.
Tomar notas en una entrevista preocupa mucho al candidato y bastante poco al entrevistador. La preocupacion va desviada, aunque no es absurda: existe una manera de tomar apuntes que estropea una conversacion, y no tiene nada que ver con la libreta.
Lo que de verdad incomoda al entrevistador
Nadie te reprocha escribir. Lo que se tolera mal es hablarle a la coronilla de alguien. Si bajas la vista cada vez que tu interlocutor arranca una frase y la mantienes abajo hasta el punto final, la entrevista se convierte en un dictado. Y nadie decide trabajar contigo a partir de un dictado.
La variable, por tanto, no es el objeto. Son dos cosas: el instante preciso en el que se mueve tu boligrafo y la posicion de tu mirada mientras el otro sigue hablando. Con esos dos puntos resueltos, la libreta se vuelve invisible. Sin ellos, ningun "te importa si tomo notas?" educado arregla la escena.
Los reclutadores coinciden bastante en esto. Un candidato que escribe transmite que el puesto le importa y que piensa seguir dandole vueltas al dia siguiente. Esa lectura funciona mientras el ritmo de la conversacion aguante. En el momento en el que tu interlocutor tiene que esperar a que termines el renglon, el beneficio se da la vuelta.
A nadie le han descartado por tomar notas. A mucha gente la han descartado por resultar incomoda de conversar.
Los cinco datos que merecen tinta
El reflejo es capturarlo todo, y justo eso descarrila el ejercicio. Nadie transcribe y conversa a la vez. Decide de antemano los datos que vas a cazar y deja pasar el resto.
- Nombre y funcion de cada persona presente. Esto pesa sobre todo en una entrevista de panel o en una jornada con varias citas seguidas, cuando cuatro personas se presentan en noventa segundos.
- Cualquier cifra que mencionen. El volumen del equipo, el numero de mercados, la carga pendiente, el crecimiento, el presupuesto. Las cifras son la parte del intercambio que despues vas a querer con urgencia y la que tu memoria reconstruye peor.
- Las palabras exactas con las que describen el problema. Tu resumen no sirve. Sirve el suyo. Si dicen "el traspaso entre comercial y operaciones es un desastre", esas son las palabras, copiadas tal cual.
- Los condicionantes que sueltan de pasada. El verdadero tesoro. "Tenemos las contrataciones congeladas hasta abril." "Juridico valida cada plantilla." "La herramienta ya la habian elegido antes de mi llegada." Nada de esto aparece en la oferta, y sin embargo describe el puesto real.
- Los siguientes pasos y las fechas. El nombre de la persona que hace la siguiente ronda, el plazo de respuesta anunciado, la existencia de una prueba tecnica.
Lo que no pinta nada en esa hoja: todo aquello que puedes recuperar luego. No apuntes la fecha de fundacion de la empresa ni los nombres de sus productos ni sus oficinas. Internet se ocupa de eso, y los diez segundos que inviertes en copiarlo son diez segundos de mirada tirados a la basura.
Tampoco registres sus preguntas. Mucha gente lo hace por nervios, para ganar un respiro antes de responder, y siempre se interpreta como una maniobra para ganar tiempo. Si una pregunta viene larga, pide que te repitan la parte final. Eso queda mejor que un garabato.
La mecanica, segundo a segundo
Toda la tecnica cabe en una regla: se escribe en los huecos, nunca por encima.
Tu interlocutor termina una idea. Hay entonces medio segundo natural en el que te mira o coge aire antes del siguiente punto. Esa es tu ventana. Bajas la vista, dejas tres o cuatro palabras, subes. Dos segundos en total, y la conversacion ni se entera.
Lo que lo rompe todo es escribir con la frase todavia en marcha. Se te ve procesando la primera mitad del argumento en lugar de escuchar la segunda, y eso se nota desde el otro lado de la mesa.
Algunos detalles vuelven practicable este metodo:
- Tres o cuatro palabras, jamas una frase. "Datos a mano, 3 personas" es una nota. "El equipo gestiona actualmente la introduccion de datos de forma manual, lo cual ocupa a unas tres personas" es un acta, y vas a seguir escribiendola cuando llegue la pregunta siguiente.
- La cabeza arriba mientras habla. Se escribe sin mirar el papel bastante mejor de lo que uno cree. Tu caligrafia no la evalua nadie.
- Una sola hoja, no un cuaderno de bolsillo por el que pasar paginas. Pasar paginas hace ruido y parece la busqueda de un guion.
- Tus propias preguntas en esa misma hoja, escritas la vispera. Asi no tocas ninguna pagina en el momento de la entrevista con mayor visibilidad.
En videollamada, bajar la vista se lee como marcharse
Aqui el consejo general se cae. En una sala, tu interlocutor ve la mano, el papel y el boligrafo: bajar la vista significa escribir, sin ambiguedad. En una videollamada ve una cara que desaparece del encuadre cada dos por tres. El cerebro rellena ese hueco con una distraccion, una segunda pantalla, otra persona dentro de la habitacion.
El arreglo cabe en una frase, dicha una sola vez, al principio: "voy a ir tomando notas, asi que si bajo la vista es por eso". Y no se vuelve a mencionar. Tres segundos, y la ambiguedad desaparece durante el resto de la llamada.
Dos apuntes adicionales delante de una camara. Si escribes a teclado, avisalo, porque el ruido de las teclas sin explicacion resulta peor que el silencio, y silenciar el microfono no es practico en un dialogo. Y coloca el papel justo debajo de la camara en lugar de a un lado, para que la cabeza se incline y no gire. Una inclinacion sigue pareciendo alguien que te mira. Un giro, no.
Las entrevistas en las que conviene no escribir nada
Hay conversaciones que empeoran con un boligrafo dentro.
Una primera llamada de criba de quince minutos, rapida y deliberadamente informal, entra en esa categoria. La persona que llama comprueba que sostienes una charla y que tus pretensiones salariales caben en la banda del convenio. Las notas meten friccion en un momento pensado para no tenerla. Si la llamada va sin camara, escribe cuanto quieras: nadie te ve.
Una visita a las oficinas, una comida o un cafe con el equipo responden a la misma logica. Son momentos colocados a proposito en registro social, y la libreta los devuelve al registro formal. Eso no interesa cuando alguien valora si le apetece tenerte a dos mesas de distancia. Escucha, y apunta luego en el parking.
El rendimiento de esas notas llega dos semanas despues
Dos sitios, los dos en diferido.
El primero es tu mensaje de seguimiento. Una linea que dice "traspaso comercial a operaciones, un desastre" te permite escribir un parrafo en el idioma de ellos, en lugar del parrafo generico sobre la ilusion que te hace la oportunidad. La gente reconoce sus propias formulas. Es una prueba de escucha dificil de fingir.
El segundo es la ronda siguiente. Los condicionantes que cazaste al vuelo se convierten en tus preguntas quince dias despues. "Me comentaste que juridico valida cada plantilla. Esa validacion la lleva el equipo o la llevan ellos?" Una pregunta asi no se improvisa, y suena a alguien medio dentro del puesto. Los nombres que te molestaste en escribir te permiten preguntar por el papel concreto de una persona en lugar de por el proceso en abstracto.
Existe ademas un relevo evidente hacia los diez minutos de balance que te tomas al salir, para los cuales estas notas en bruto son la materia prima.
La version aplicable de todo esto cabe en una hoja, preparada la vispera, con cinco epigrafes ya escritos: nombres, cifras, sus palabras, condicionantes, siguiente paso. Dos minutos de preparacion, y tomar notas deja de ser un ejercicio de memoria para convertirse en rellenar cinco casillas. Una herramienta como Postulit reconstruye tu CV a partir de tu perfil de LinkedIn en pocos minutos, pero la formula exacta con la que un responsable describe su problema existe en un unico lugar, durante unos cuatro segundos, y nadie te la devuelve luego.