El CV es lo facil. Debajo, muchos formularios de candidatura abren una fila de casillas extra para subir el diploma, el expediente academico, certificados, una muestra de redaccion o, sin rodeos, "otros documentos". Esas casillas tienen sus propias reglas, y buena parte de los atascos al final del proceso nacen ahi, no en el CV.
Lo que pide de verdad cada casilla
Cada casilla de subida responde a una persona concreta que interviene despues en el proceso. La del diploma suele estar ahi para un programa de graduados o un puesto regulado, donde alguien tiene que comprobar la titulacion o la nota media. La de certificados apunta a una acreditacion de idiomas o un carnet profesional que la oferta menciona, y la de muestra de redaccion es para un responsable que quiere leer tu forma de escribir antes de citarte.
Lee el nombre de la casilla y el texto de ayuda antes de subir nada. "Opcional" en un formulario muchas veces significa "opcional para el sistema, esperado por quien revisa", sobre todo cuando la propia oferta cita el documento. Si la oferta lo pide y hay casilla, conviene rellenarla. Si ninguna de las dos lo menciona, no subas nada en esa casilla antes que llenarla de papeles que nadie ha pedido.
El CV tiene sus propias preguntas (formato, tipo de archivo, el formulario que pide lo mismo otra vez), y otras entradas de este blog ya las tratan. Aqui hablamos del resto.
Una casilla, un solo archivo
La sorpresa habitual es una casilla que admite un archivo cuando tienes cuatro. Dos diplomas, el expediente academico y un certificado de idiomas, y el formulario ofrece una sola casilla llamada "Formacion". El segundo archivo suele reemplazar al primero, sin aviso.
La solucion es unirlos en un PDF antes de abrir el formulario. Casi todos los sistemas operativos permiten exportar varios documentos en un mismo PDF. Hazlo en tu ordenador y no en una web desconocida, porque esos archivos llevan tu nombre, tu fecha de nacimiento y a veces el DNI.
El orden dentro del PDF
Quien abre un PDF con varios documentos lee la primera hoja y decide si sigue bajando. Coloca primero lo que importa:
- La titulacion que pide la oferta, empezando por el nivel superior.
- El expediente academico de esa titulacion, si lo piden.
- Las traducciones, justo detras del original que traducen.
- Al final, los certificados antiguos o secundarios.
Si el archivo pasa de cinco o seis hojas, una portada de una frase ayuda: "Contenido: diploma de master (p. 2), expediente (p. 3-4), traduccion jurada (p. 5-6)".
Nombres de archivo
Nombra cada documento igual que el CV: tu nombre, el tipo de documento y nada criptico. "Marta-Romero-master-diploma-y-expediente.pdf" gana siempre a "scan0043.pdf", porque el archivo suele salir del sistema, descargado o reenviado. Evita espacios y tildes en los nombres de archivo; algunos sistemas los estropean.
El peso del archivo y el maximo permitido
Muchos formularios ponen un tope de pocos megas por archivo, y ese tope a menudo solo aparece en letra gris bajo el boton, o directamente no aparece hasta que la subida falla.
Formas de bajar el peso sin dejar el documento ilegible:
- Escanea a 150 o 200 ppp en vez de 600.
- Usa escala de grises en documentos de solo texto y guarda el color para un sello que cuente.
- Exporta el PDF con una opcion de compresion y despues revisa en pantalla que la letra menuda y las firmas sigan legibles.
Si el PDF sigue pasando del maximo, divide por prioridad y no por cantidad de hojas: la titulacion clave va en la casilla, y una frase en el campo de texto libre indica que el resto de la documentacion queda disponible si la solicitan.
Lo que abre de verdad quien revisa
En el primer filtro, quien revisa abre el CV y, a veces, la carta. Los documentos adjuntos se abren cuando el CV plantea una duda que ellos resuelven: si la persona tiene el carnet exigido, la nota obtenida, la calidad de su escritura. Tambien se abren en una fase posterior, y a menudo los abre otra persona, cuando el equipo de recursos humanos comprueba titulaciones antes de la oferta.
De ahi salen dos consecuencias. La primera hoja de cada archivo tiene que responder sola a la pregunta obvia. Y cada archivo tiene que entenderse sin haber leido el CV, otra razon para usar nombres claros y una portada con el contenido.
Si generas el CV a partir de tu perfil de LinkedIn con una herramienta como Postulit, procura que los nombres de las titulaciones y las fechas del CV coincidan con los documentos adjuntos. Si el CV dice 2021 y el diploma dice 2022, quien revisa se detiene y pregunta.
Titulaciones extranjeras y traduccion jurada
El expediente academico da problemas a menudo porque las universidades emiten varias versiones. Una descarga desde el campus virtual suele bastar en la fase de candidatura; el certificado oficial, firmado y sellado, llega despues, en la oferta o en la incorporacion, si es que lo piden. Ante la duda, sube la version del campus virtual y dilo en el nombre del archivo ("expediente-no-oficial").
Un diploma en otro idioma tiene que poder leerse. Para muchas empresas basta, en el primer filtro, una traduccion propia y clara justo detras del original. Las oposiciones, varias profesiones reguladas y algunas universidades piden en cambio una traduccion jurada, hecha por un traductor jurado acreditado por el Ministerio de Asuntos Exteriores, cuyo sello tiene validez oficial. Las reglas cambian segun el pais y el empleador, asi que conviene preguntar antes de pagarla. Una traduccion jurada cuesta dinero y tarda dias, de modo que suele compensar encargarla cuando el empleador confirma que la necesita, salvo que prepares varias oposiciones a la vez.
Para una titulacion obtenida fuera, algunos empleadores piden la homologacion o la declaracion de equivalencia, que tramita el ministerio competente en universidades. Los plazos suelen ser largos y los requisitos cambian. Muchos documentos extranjeros necesitan ademas la Apostilla de La Haya para tener validez. Si ya cuentas con esos papeles, van justo detras del diploma y su traduccion.
Muestras de redaccion y portafolio en un archivo
La casilla de muestra de redaccion es una audicion en miniatura. Elige un texto cercano al puesto: un informe de analisis para un puesto de analista, un fragmento de documentacion para redaccion tecnica, una nota de prensa para comunicacion. Si tu mejor texto es largo, exporta la parte relevante con una cabecera breve sobre su origen.
Comprueba la confidencialidad antes de subir nada. El trabajo para clientes, los informes internos y cualquier texto firmado por un empleador quiza no sean tuyos para compartir, asi que conviene anonimizarlos o elegir otro. Filtrar datos de un antiguo empleador dice mucho de ti.
El portafolio es otro reto: la casilla quiere un archivo y tu trabajo vive en internet. Monta un PDF breve con seis a diez piezas, una por hoja, cada una con una frase de contexto. En trabajo visual, comprime las imagenes o el maximo de megas lo rechaza.
Lo que no conviene subir antes de una oferta
Algunos formularios piden, ya en la candidatura inicial, una copia del DNI, el NIE, un justificante de domicilio o el permiso de trabajo. Conviene tratarlo como una pregunta, no como una orden.
No subas copia del DNI, el NIE o el pasaporte, tu afiliacion a la Seguridad Social ni el IBAN de tu cuenta hasta haber verificado al empleador y llegar a la fase de oferta o incorporacion.
Un empleador serio comprueba el permiso de trabajo y recoge los datos bancarios despues de la oferta, dentro de su proceso de incorporacion. Pedir DNI y datos bancarios en la primera solicitud es un rasgo clasico de las estafas de empleo, que tienen su propia entrada en este blog.
Si la casilla es obligatoria, sube en su lugar una nota breve: documento disponible en la fase de oferta. O escribe a la persona de seleccion.
Antes de pulsar enviar
Abre el formulario, apunta cada casilla de subida y su maximo de megas, y prepara los archivos a medida: un solo PDF por casilla, ordenado, con tu nombre y el tipo de documento, ligero pero legible, con cada traduccion justo detras de su original. Guarda todo en una carpeta y la siguiente candidatura te lleva diez minutos, no una tarde.