Terminas la entrevista final, te dicen que solo falta pedir referencias, y nadie descuelga un telefono. Te llega un correo con acceso a un portal para que escribas los datos de contacto de tus antiguos jefes. Desde ese momento todo funciona con formularios, plazos y recordatorios, y el calendario depende sobre todo de otras personas.
El recorrido desde el lado del candidato
La invitacion la manda la empresa o el proveedor al que encarga las referencias. Entras en un portal y, por cada persona, indicas nombre, cargo, relacion jerarquica contigo, correo electronico y casi siempre un movil.
Al confirmar la lista, a cada persona le llega un enlace. Lo habitual es que no necesite crear cuenta: el enlace abre el cuestionario y se puede responder desde el movil. Por tu parte, sueles ver un estado por nombre, del tipo "invitacion enviada", "en curso" o "completado", sin acceso a lo escrito.
Lo que suele contener el cuestionario de referencias
Fuera de la empresa que contrata nadie ve el formulario exacto, y cambia con el puesto. El esquema se repite bastante: un bloque de escalas de valoracion y unas pocas casillas de texto libre.
Las escalas piden situarte en fiabilidad, calidad del trabajo, colaboracion o aguante bajo presion, a menudo sobre cinco o siete niveles. Luego vienen las preguntas abiertas: los puntos fuertes de la persona, el terreno en el que puede mejorar y, casi siempre, alguna variante de "la contratas de nuevo?".
Alrededor del formulario hay cuatro ajustes que te afectan de lleno.
- Un plazo. Con frecuencia unos pocos dias laborables, a veces bastante mayor.
- Recordatorios automaticos. Muchas herramientas insisten por correo o SMS hasta que la respuesta queda enviada o vence el plazo.
- Un minimo de respuestas. Algunas empresas piden nombres de sobra, pongamos cinco invitaciones para tres respuestas exigidas, y evitan que un silencio lo paralice todo.
- Preguntas de comprobacion. Fechas, puesto y dependencia jerarquica se preguntan a menudo a la referencia y se cotejan con lo que has escrito.
Un formulario bien armado se responde en unos diez minutos. Quedate con el dato: es el mejor argumento ante una antigua jefa sin un hueco en la agenda.
Lo que ve quien selecciona
No ve una transcripcion. En la mayoria de configuraciones le llega un informe agregado: medias por competencia, los comentarios libres, la lista de quienes han respondido con su fecha y, a veces, las diferencias entre tus fechas y las suyas.
Una puntuacion tibia se diluye entre las otras, y eso tranquiliza. Los comentarios, en cambio, pesan muchisimo, porque son la parte del informe que suena a una persona de verdad. Tampoco se trata de una comprobacion de hechos en sentido estricto: titulaciones e historial laboral pertenecen a la verificacion de antecedentes laborales, que va por otro carril.
El motivo por el que una referencia lenta frena una oferta
Por telefono insiste el reclutador. Con un cuestionario insiste el programa, y a un programa se le ignora sin esfuerzo.
Mientras tanto, seleccion muchas veces no puede avanzar. En bastantes organizaciones la oferta por escrito, o la retirada de la coletilla "condicionada a referencias", espera a que la comprobacion figure como completa. Una sola persona de vacaciones retrasa una incorporacion una semana, y puede que nadie te explique el silencio. Sobre esa espera en conjunto tenemos otro texto, dedicado a lo que ocurre entre la entrevista final y la oferta.
Se previene con tres gestos.
- Pide permiso antes de introducir los datos, no despues. Un "claro" de esta semana vale el doble que uno de la primavera pasada.
- Si el portal admite nombres extra, aprovecha. Una referencia por encima del minimo sale gratis.
- Vigila la pagina de seguimiento y escribe en persona a mitad de plazo. Dos frases tuyas consiguen lo que no logra el cuarto recordatorio automatico.
Correo corporativo o correo personal
Es la duda en la que se falla con mayor frecuencia. Una direccion corporativa, con el dominio de la empresa, genera confianza, porque hace creible que la persona ocupa el puesto que indicas. Algunas herramientas dicen marcar las direcciones de correo gratuito para revisarlas, y quien lee el informe puede tener ese reflejo por su cuenta.
Con todo, no siempre conviene. Si tu referencia ha dejado la empresa, la direccion antigua ya no existe. Si sigue en tu empleador actual y tu busqueda es confidencial, un cuestionario que entra en un buzon corporativo vigilado os expone a ambos.
Mi criterio: direccion corporativa si la persona sigue en ese puesto y nada es secreto; personal en el resto de casos, con la explicacion al lado. Casi todos los portales tienen un campo de notas, y basta una frase del estilo "antigua responsable en Logistica Arvelo, salida en 2024". Y deja que la persona elija la direccion, que para eso el buzon es suyo.
Preparar a tus referencias para un formulario, no para una charla
La eleccion de las personas y su preparacion para una llamada ya tienen su propio texto, el de preparar tus referencias para la llamada del reclutador, y no lo repito. Un formulario pide otro aviso, porque no hay nadie al otro lado para reformular la pregunta o tirar del hilo.
Manda a cada persona un mensaje corto el dia en que introduces sus datos, con cinco puntos.
- Llega un correo, y de parte de una empresa concreta. Da el nombre del empleador y, si la invitacion lo menciona, el del servicio remitente.
- Puede caer en spam. Pide que miren la carpeta de correo no deseado ese dia. Nuestro texto sobre invitaciones a entrevista y correos automaticos que acaban en spam explica la frecuencia del problema.
- El puesto. Nombre del cargo, empresa y dos o tres exigencias del trabajo. Quien valora tu "liderazgo" para un puesto del que no sabe nada responde a ciegas.
- El texto libre pesa por encima de las escalas. Una columna de notas perfectas con las casillas en blanco se lee como cortesia. Dos frases concretas sobre un proyecto que has sacado adelante valen el doble que cualquier nota.
- Diez minutos y una fecha. Indica la fecha tope.
No escribas las respuestas por ellas. Recordar hechos, por ejemplo las fechas de trabajo conjunto y los proyectos supervisados, es legitimo. Dictar los adjetivos no lo es, y algunas herramientas afirman comprobar si las respuestas del candidato y las de la referencia salen de un dispositivo identico.
Una referencia que conoce el puesto y tiene dos ejemplos a mano rellena un formulario mejor en diez minutos que otra desprevenida en treinta.
Cuando una referencia no puede o no quiere responder
Pasa. La gente cambia de trabajo, pierde el acceso a un correo o detesta los formularios. Avisa al reclutador pronto y ofrece otro nombre; la mayoria de portales permite la sustitucion. Hay quien habla encantado pero se niega a escribir, y muchas empresas aceptan entonces una llamada breve si lo pides.
Distinto es el caso de la antigua empresa con politica de no dar referencias. En muchos grupos solo recursos humanos confirma fechas y puesto, algo que tambien acreditan el certificado de empresa y tu informe de vida laboral. Dilo desde el principio, facilita ese contacto de recursos humanos y propone a alguien que hable de tu trabajo a nombre propio: una antigua jefa que ya no trabaja ahi, un cliente, la responsable de un proyecto. Solo queda mal cuando aparece el sexto dia sin explicacion.
Consentimiento y datos personales, en breve
Entregas datos de contacto de terceros, de modo que pregunta antes. Es cortesia y encaja con el espiritu del RGPD. En principio puedes solicitar acceso a los datos que una empresa guarda sobre ti, con posibles restricciones para proteger a quien opina. Nada de esto es asesoramiento legal. Ante la duda, pregunta a la empresa por el plazo de conservacion o consulta las guias de la AEPD.
Antes de confirmar la lista
Ten la lista preparada antes de que llegue la invitacion: nombres, cargos actuales, el correo adecuado para cada persona y un permiso de esa semana. Manten fechas y cargos identicos en todos los sitios, incluidos tu CV y tu perfil de LinkedIn. Si generas el CV a partir de LinkedIn con una herramienta de tipo Postulit, repasa ambos pensando en lo que recuerda tu antigua jefa. Luego manda el mensaje de cinco puntos, vigila el seguimiento y da un unico toque personal a mitad de plazo.