Das la mano, la puerta se cierra y la persona que te ha entrevistado vuelve a su portatil. En muchas empresas con procesos de seleccion estructurados, los veinte minutos siguientes pesan casi tanto como la hora que acabas de pasar con ella, porque es entonces cuando rellena una ficha de evaluacion dentro del sistema de seguimiento de candidatos. Lo que queda escrito en esa ficha, y no el buen ambiente de la conversacion, suele ser la base del debate posterior.
El contenido habitual de una ficha de evaluacion
No todas las empresas la usan. Una pyme puede decidir tomando un cafe. Pero la seleccion estructurada, el enfoque que han adoptado muchas empresas medianas y grandes, casi siempre produce una ficha parecida.
Suele incluir:
- Unas pocas competencias asignadas a cada entrevistador. Uno se ocupa de la resolucion de problemas y la solidez tecnica, otro de la relacion con otras areas, otro de la motivacion y el encaje con los valores.
- Una puntuacion por competencia, a menudo en una escala de cuatro o cinco niveles.
- Un campo de texto libre debajo de cada puntuacion, para anotar lo que dijiste o hiciste en concreto.
- Una recomendacion global, formulada como decision de contratacion y no como nota.
- A veces, un apartado para dudas o preguntas pendientes para otra ronda.
El detalle clave es el reparto. En un proceso bien llevado, el segundo entrevistador no tiene que repetir lo que ya cubre el primero. Cada persona tiene su parte de la descripcion del puesto, y su ficha solo pregunta por esa parte.
Lo que ve el reclutador antes de entrevistarte es otro tema. Aqui hablamos de lo que se suma al expediente cuando ya te has ido.
La razon de rellenarla enseguida
La mayoria de los procesos estructurados pide enviar la ficha poco despues de la entrevista, a menudo ese mismo dia, y muchas veces sin poder ver las puntuaciones de los otros entrevistadores. Hay dos motivos.
El primero es la memoria. Los detalles concretos se borran en pocas horas. Quien rellena la ficha al dia siguiente recuerda una impresion general, del tipo "buen manejo de datos", pero no la conciliacion bancaria que describiste ni la cifra que diste. Un recuerdo vago produce una prueba vaga.
El segundo es la independencia. Si el tercer entrevistador puede leer que el primero recomienda contratar sin dudas, su propia puntuacion tiende a ir en esa direccion. Ocultar las fichas ajenas hasta que cada uno entrega la suya mantiene las opiniones independientes, de modo que la reunion de valoracion compara varias lecturas honestas y no una sola opinion repetida cuatro veces.
El entrevistador escribe solo, rapido y a partir de notas sueltas. Sobrevive aquello que le has puesto facil de anotar.
Las escalas de puntuacion
Los formatos cambian, pero muchas empresas siguen un esquema parecido a este:
- No contratar: pruebas claras en contra o una reserva importante.
- Inclinado a no: faltan pruebas sobre esa competencia o hay algun indicio en contra.
- Inclinado a contratar: buenas pruebas, quizas con alguna laguna.
- Contratar sin dudas: pruebas claras y concretas de que la persona alcanza o supera el nivel pedido.
Fijate en lo que falta: una opcion neutra. Muchos equipos la quitan a proposito, porque el "quizas" es el refugio cuando las preguntas no han ido al fondo. Obligar a inclinarse hacia un lado compromete al entrevistador.
La puntuacion, ademas, se lee junto al comentario. Un "contratar sin dudas" con una sola frase de elogio debajo pesa poco en la reunion. Un "inclinado a contratar" con tres ejemplos concretos puede pesar bastante. Los elogios vagos sin pruebas apenas cuentan. "Comunica muy bien, me ha caido genial" no le da al responsable de contratacion nada que defender ante un comite. En cambio, esto le da material: "Ha explicado en dos frases a una persona no tecnica la marcha atras de una migracion y ha respondido sin notas a mi pregunta sobre el coste."
Cuando las puntuaciones no coinciden
El desacuerdo es normal y un buen proceso cuenta con ello. Lo habitual es comparar las fichas en una reunion de valoracion, o que el responsable de contratacion las lea todas y decida.
- Un "no contratar" entre varios votos a favor se discute, no se promedia. La cuestion es si ese no se apoya en hechos o en una impresion. Una reserva bien documentada sobre una competencia central puede tumbar un proceso por lo demas bueno.
- Las puntuaciones contradictorias devuelven a todos al campo de comentarios. Quien ha escrito las notas con mayor detalle suele inclinar el resultado.
- Una competencia que nadie ha llegado a comprobar puede dar pie a una conversacion extra, en lugar de una suposicion.
La espera posterior la tratamos en nuestro texto sobre lo que pasa tras la entrevista final. Lo que importa aqui: esa reunion se apoya en papeles cuya materia prima sale de tus respuestas.
Lo que cambia para ti en cada ronda
No controlas lo que piensa cada entrevistador. Lo que controlas es la cantidad de hechos concretos que cada uno puede volcar en su propia ficha.
Antes del proceso
Pregunta pronto al reclutador el foco de cada entrevista. Basta con una frase: "Puedes indicarme los temas de cada conversacion, para preparar los ejemplos adecuados?" El equipo de seleccion suele tener la lista a mano. Si la segunda ronda trata de "gestion de interlocutores y priorizacion", ya sabes las casillas que ese entrevistador tiene que rellenar.
Despues, ordena tus ejemplos por competencia y no por pregunta. Para cada competencia, elige una o dos historias con un resultado concreto y, si la tienes, una cifra. Metodos como STAR ayudan a contar la historia con orden; aqui lo importante es decidir la historia que corresponde a cada persona.
Durante cada entrevista
Trata a cada entrevistador como el responsable de su parte. Si alguien te pide un ejemplo de desacuerdo con un jefe, probablemente rellena una casilla sobre gestion de conflictos o capacidad de influencia. Dale material para esa casilla, no un recorrido por tu carrera.
Algunas costumbres hacen que tus respuestas se puedan citar:
- Di la cosa concreta en voz alta. "Con mi llegada, el cierre mensual pasa de ocho dias a cinco" se copia tal cual. "Me ocupaba del cierre" no deja nada que copiar.
- Deja claro tu papel. A los entrevistadores se les suele pedir que separen lo que hizo el candidato de lo que hizo el equipo. Usa la primera persona cuando el merito es tuyo.
- Deja tiempo para las notas. Si la persona teclea, termina la frase y haz una pausa. Esa frase va directa a la ficha.
- Cierra con el resultado. Una historia sin final obliga a adivinar el desenlace, y lo que se adivina se escribe con cautela.
Entre una ronda y otra
Repetir una buena historia ante otro entrevistador no es un problema si sirve para su competencia, porque probablemente no ha leido la primera ficha. Ahora bien, cambia el enfoque. Un mismo proyecto puede mostrar criterio tecnico a uno y manejo de un interlocutor dificil a otro.
Si notas que una ronda ha ido floja en una competencia, no la des por cerrada. Otro entrevistador puede cubrir un terreno cercano, y unas pruebas solidas ahi dan a la reunion algo que poner en la balanza.
Tus datos y estas notas
Bajo el RGPD y la ley organica de proteccion de datos, los comentarios de una ficha de evaluacion son datos personales del candidato. En principio puedes ejercer el derecho de acceso ante la empresa, y la AEPD es la autoridad a la que acudir si no responde.
Una prueba rapida con tu propio material
Antes de un proceso con varias rondas, haz este ejercicio. Escribe en una columna las competencias que esperas, segun la oferta y la respuesta del reclutador. Al lado de cada una, escribe la frase que quieres ver copiada en el campo de comentarios. Si esa frase no sale, todavia te falta el ejemplo.
Sirve tambien para revisar el CV. Los logros que caben en una frase clara de la ficha suelen ser los que merecen un sitio en tu CV. Si tu CV todavia enumera funciones en lugar de resultados, una herramienta como Postulit puede convertir tu perfil de LinkedIn en un primer borrador que luego afinas con esas frases concretas.
Cada entrevistador sale de la sala con una ficha que rellenar y una parte del puesto que juzgar. Tu trabajo es dejarle, para cada casilla, una prueba concreta que pueda copiar palabra por palabra.
La proxima vez que un reclutador te cite para un proceso de varias rondas, responde con un mensaje corto preguntando los temas de cada conversacion. Luego prepara una hoja con una competencia por fila y tu mejor frase al lado, y lleva una fila distinta a cada entrevistador.