Entras en la videollamada, saludas y en la cuadricula de la pantalla ya aparece un recuadro llamado "Notetaker". O la persona que te entrevista arranca con un "Te importa si grabamos?" antes de que hayas terminado de colocar la camara. Ninguna de las dos situaciones debe descolocarte si conoces el motivo y las preguntas que conviene hacer.
El motivo de grabar la entrevista o usar un asistente de notas
Casi siempre la explicacion es prosaica. Una responsable de seleccion que encadena ocho primeras entrevistas en una semana no recuerda el viernes lo que dijo cada persona, y las notas a mano, tomadas mientras escucha, suelen quedar incompletas. La grabacion, o la transcripcion que genera un asistente de notas con IA, le da un material que revisar antes de rellenar su evaluacion.
Hay otros motivos habituales:
- Miembros del panel que no pudieron asistir. Un jefe de equipo ocupado ese dia ve el video o lee el resumen en lugar de pedirte una segunda entrevista.
- Coherencia. Algunas empresas quieren valorar a cada candidato con el mismo registro escrito, para que la decision no dependa de la memoria de una sola persona.
- Formacion interna. A veces un colega revisa las entrevistas de los seleccionadores nuevos, y la grabacion habla de ellos tanto como de ti.
Un asistente de notas con IA suele ser un bot que entra en la llamada como un participante extra, transcribe lo que dice cada persona y genera un resumen al terminar. No es lo mismo que una entrevista dirigida por una maquina. Cuando las preguntas las formula un programa, el formato cambia por completo, y lo tratamos en nuestra entrada sobre la entrevista realizada por una IA. Aqui pregunta un ser humano y el software solo escucha.
El consentimiento: lo que puedes esperar
Las normas sobre grabar una conversacion cambian mucho de un pais a otro, y a veces de una region a otra. En muchos paises europeos, la normativa de proteccion de datos, empezando por el RGPD, implica que la empresa debe avisarte de la grabacion y explicarte la finalidad, el plazo de conservacion y las personas con acceso. En varios paises de America Latina existen leyes de datos personales con principios parecidos. Nada de esto es asesoramiento legal: revisa las reglas del lugar en el que vives y del lugar en el que opera la empresa si el tema te preocupa.
En la realidad, un equipo de seleccion serio te avisa al principio, a menudo ya en la invitacion del calendario. Si un bot de notas aparece sin explicacion, puedes decir con tono neutro: "Veo que hay un asistente de notas en la llamada. La entrevista se graba?" Lo normal es que a la otra persona se le haya olvidado comentarlo y te lo aclare enseguida.
Aceptar no impide preguntar. Dar el visto bueno a la grabacion no equivale a aceptar cualquier uso futuro del archivo.
Preguntas sobre la grabacion que vale la pena hacer
No hace falta un interrogatorio. Con una o dos preguntas breves, al inicio o despues por correo, basta. Elige las que te importen:
- Las personas que van a tener acceso a la grabacion o a la transcripcion.
- Si se usa solo para este proceso de seleccion.
- El plazo de conservacion y si se borra en caso de no seguir adelante con tu candidatura.
- Si el resumen automatico sustituye a las notas de quien entrevista cuando llega al responsable de contratacion.
Mantener un tono curioso, no desconfiado, cambia mucho la impresion. Una frase como "Sin problema con la grabacion. Por saberlo, me cuentas el lugar de almacenamiento y el plazo de conservacion?" transmite rigor, no la imagen de un candidato complicado.
Si quieres entender en general la informacion que una empresa conserva sobre sus candidatos y la forma de pedir su borrado, nuestro texto sobre los datos que guarda un ATS y el derecho de supresion explica el marco. La transcripcion suele acabar adjunta a tu ficha de candidato en ese mismo sistema.
Hay que hablar distinto en una entrevista grabada?
En general, no. Quien decide si avanzas sigue siendo la persona que tienes delante, asi que dirigete a ella y no al bot. Los candidatos que de repente hablan como si dictaran una declaracion oficial resultan rigidos, y eso lo nota la persona que entrevista mucho antes que el software.
Dicho esto, algunas costumbres ayudan tanto al ser humano como a la transcripcion:
- Anuncia la estructura. "Esto tiene dos partes. Primero, el problema de presupuesto. Luego, la relacion con el cliente." Un asistente de notas capta bien ese orden, y un entrevistador cansado tambien.
- Di las cifras en voz alta. Si redujiste la incorporacion de tres semanas a una, di "de tres semanas a una" en lugar de "lo hicimos bastante rapido".
- Nombra en vez de apuntar con el dedo. "El segundo panel de datos" se entiende mejor que "ese de ahi" cuando ya no hay imagen.
- Termina las frases. Un "y tal" deja un hueco que el resumen puede rellenar con algo mucho menos preciso que tu idea.
Pensemos en Marta, una candidata ficticia a un puesto de operaciones. Ante una pregunta sobre un conflicto con un proveedor, empieza asi: "Resumiendo: recuperamos la mercancia y mantuvimos el contrato." Despues da los detalles. Cuando la responsable de contratacion repasa el resumen de la IA al dia siguiente, la primera frase bajo su nombre es su propia respuesta, no una parafrasis aproximada.
La transcripcion pasa a formar parte de tu expediente
Con la llamada transcrita, tus palabras existen por escrito, a veces con un resumen encima. Puede que un segundo evaluador lea ese resumen en lugar de ver cuarenta minutos de video. Puede ser fiel o puede reducir una respuesta matizada a una simple frase suelta.
De ahi salen dos consecuencias. Primero, un comentario improvisado, una broma sobre un antiguo jefe o una alusion al salario, puede reaparecer tal cual, mientras que sin grabacion acaba en el recuerdo difuso de alguien. Segundo, la evaluacion escrita de quien te entrevista puede apoyarse en ese texto. Para ver el aspecto habitual de ese documento, lee nuestra entrada sobre lo que anota tu entrevistador en la ficha cuando te vas.
Es otra razon para mantener una historia coherente entre documentos. Si tu CV dice que diriges un equipo de seis personas y en la entrevista hablas de "unos cuantos compis", la diferencia queda a la vista por escrito. Postulit, que convierte tu perfil de LinkedIn en un CV, ayuda a alinear fechas, puestos y cifras para que la version que cuentas coincida con la que leen.
Si prefieres que no te graben
Puedes negarte, aunque la reaccion depende de la empresa. Algunas apagan la grabacion sin mayor problema y toman notas a mano. Otras la tienen como paso fijo del proceso y no siempre pueden hacer una excepcion.
Si declinas, mejor una respuesta breve y neutra: "Prefiero que la llamada no se grabe, pero puedes tomar notas sin problema." No debes una explicacion larga. Si el motivo es concreto, por ejemplo que sigues en tu empleo actual y te preocupa la confidencialidad, dilo en una frase.
A menudo existe un punto intermedio. Puedes aceptar la transcripcion y pedir que no se guarde el audio, o aceptar la grabacion a condicion de que se borre una vez tomada la decision. Pide que lo confirmen por escrito, aunque sea en un correo de dos frases.
Una entrevista en video diferida es otro caso: ahi grabas tus propias respuestas a preguntas fijadas de antemano. La grabacion es la entrevista entera, y negarse suele equivaler a retirar la candidatura.
Antes de tu proxima llamada
Revisa la invitacion y el correo de confirmacion por si mencionan una entrevista grabada o un asistente de notas con IA. Si no dicen nada, prepara una frase neutra para preguntarlo en el primer minuto. Apunta en un papel junto a la pantalla las una o dos preguntas sobre almacenamiento y acceso que te importen de verdad. Despues ensaya el arranque de tus respuestas principales con una frase de sintesis, para que lo primero que lea cualquiera bajo tu nombre sea justo la idea que quieres transmitir.