Cada candidatura que envias por un portal de empleo crea una ficha en el software de seleccion de la empresa, lo que se conoce como ATS. Esa ficha suele sobrevivir a la oferta durante bastante tiempo y guarda muchos datos que no imaginas. En Europa tienes derecho a consultarla y a pedir su supresion, y hacerlo cuesta menos que redactar una carta de presentacion.
Lo que guarda un ATS sobre ti
La imagen habitual es una fila en una base de datos: nombre, correo y CV adjunto. Lo real se parece a un expediente que engorda cada vez que alguien del equipo de seleccion lo abre.
En una ficha de candidato suele haber:
- Todas tus candidaturas a esa empresa, no solo la reciente, cada una vinculada a una vacante concreta.
- Los campos extraidos de tu CV por el sistema: puestos, fechas, empresas, competencias, estudios y, a veces, la banda salarial que escribiste en un formulario.
- Los archivos adjuntos en su formato original, carta de presentacion y portfolio incluidos, junto con la version en texto plano que el software saca de ellos.
- Las notas de reclutadores y responsables de equipo, desde un comentario de cinco palabras hasta la plantilla de entrevista completa.
- El historial de fases: inscrito, preseleccion, entrevista telefonica, descartado, cada paso con fecha y con el nombre de la persona que lo mueve de columna.
- Los codigos de motivo de descarte, esas etiquetas breves de un desplegable que el reclutador marca al cerrar tu candidatura ("experiencia insuficiente", "vacante cubierta").
- Los resultados de pruebas: tests tecnicos, cuestionarios de personalidad o entrevistas en video, a menudo en forma de puntuacion o de informe de un proveedor externo.
Las respuestas a cuestionarios de diversidad, cuando existen, se suelen guardar aparte y con acceso restringido.
Lo que de verdad sorprende son las notas y los codigos de descarte. Se escriben deprisa, para uso interno, sin pensar en el candidato como lector. Pero el derecho de acceso tambien las cubre.
El plazo de conservacion, mayor de lo que parece
Mucha gente da por hecho que todo desaparece cuando se cubre la vacante. Casi nunca ocurre asi. Las empresas suelen mantener los expedientes durante un plazo fijo tras el cierre del proceso, y ese plazo figura en la politica de privacidad para candidatos.
No existe una cifra universal. Lo habitual es un periodo que va de unos meses a un par de ejercicios, pero conviene revisar la politica de cada empresa, porque cambia de un empleador a otro y de un pais a otro. Algunas autoridades de control, como la CNIL francesa, han difundido recomendaciones sobre el tiempo razonable de conservacion de los datos de candidatos no seleccionados y sobre la necesidad de pedir permiso antes de guardarlos durante mucho tiempo.
Hay motivos muy concretos para que el plazo se alargue:
- La empresa quiere poder defenderse si un candidato descartado alega discriminacion, y el expediente es su prueba.
- Los reclutadores prefieren reutilizar un buen perfil para una vacante futura antes que buscar candidatos desde cero.
- A veces, sencillamente, nadie ha programado el borrado automatico.
Este tercer motivo pesa bastante. Un plazo de conservacion suele ser una frase en una politica interna y una limpieza manual en la realidad. Leer "conservamos tus datos durante un tiempo limitado" no garantiza que la purga se ejecute de verdad.
Pedir una copia: el derecho de acceso
Con el RGPD puedes obtener una copia de los datos personales que una organizacion tiene sobre ti. Es el derecho de acceso. En el Reino Unido el UK-GDPR recoge el mismo derecho.
El destinatario de la solicitud
Busca en la politica de privacidad para candidatos el contacto del delegado de proteccion de datos (DPD o DPO) o una direccion de correo dedicada a privacidad. Si no aparece, escribe al departamento de recursos humanos y pide que lo hagan llegar. Quien responde de tus datos es, por norma general, la empresa que contrata, no el proveedor del ATS: la empresa es el responsable del tratamiento, asi que la solicitud va dirigida a ella.
Lo que conviene pedir
Una peticion precisa deja poco margen para respuestas incompletas. Pide:
- Una copia de todos los datos personales sobre ti en sus herramientas de seleccion, incluidas notas, valoraciones de entrevista, resultados de pruebas e historial de fases.
- Los fines del tratamiento y los destinatarios con los que se comparten, por ejemplo un proveedor de evaluaciones.
- El plazo de conservacion previsto.
La respuesta habitual
Lo normal es un zip o varios PDF: la exportacion de tu ficha, tu CV y, con suerte, una tabla con los cambios de fase. Las notas de entrevista a veces llegan tal cual y a veces resumidas. La empresa puede reservarse algunos elementos en casos acotados, por ejemplo cuando la respuesta revela datos de otra persona. El RGPD fija un plazo de respuesta de un mes como regla general, ampliable en solicitudes complejas.
Leer tus propios codigos de descarte no siempre resulta agradable. Con todo, informa mucho: "sobrecualificado" y "falta certificacion obligatoria" apuntan en direcciones muy distintas para tu siguiente candidatura.
Pedir la supresion en cuatro lineas
El derecho de supresion, que muchos conocen como derecho al olvido, permite pedir el borrado de tus datos. No es absoluto: la empresa puede quedarse con parte del expediente si tiene una base juridica, como la gestion de una posible reclamacion. Pero para una candidatura cerrada y sin conflicto, la solicitud suele prosperar.
No hace falta un escrito largo. Algo asi basta:
"Mi candidatura al puesto de [nombre del puesto] data de [fecha]. Solicito la supresion de todos mis datos personales en sus herramientas de seleccion, incluidos mi ficha de candidato, los archivos adjuntos, las notas y los resultados de pruebas, y la confirmacion por escrito una vez completado el borrado. Si necesitan conservar algun dato, les ruego que me indiquen el dato concreto y el motivo."
Un consejo de orden logistico: si quieres tambien la copia, pide primero el acceso, espera el archivo y solo entonces solicita la supresion. Las dos cosas a la vez, y la copia puede no llegar nunca, porque los datos ya no existen.
Si la empresa no contesta dentro del plazo, puedes presentar una reclamacion ante la AEPD, la autoridad nacional de proteccion de datos. Este texto ofrece informacion general, no asesoramiento juridico, y las normas varian segun el pais y la situacion concreta.
Lo que pierdes con el borrado
La supresion tiene un coste del que casi nadie habla. Antes de publicar una oferta, muchos reclutadores rastrean su propia base para recuperar a antiguos candidatos prometedores. Esa bolsa de talento genera entrevistas reales, y otra entrada del blog explica con detalle el funcionamiento de esa reactivacion.
Tras el borrado, sales de esa busqueda. Si la empresa te gustaba y te quedaste a las puertas frente a un solo finalista, pedir la supresion puede cerrar una puerta que prefieres mantener entreabierta. En cambio, despues de un proceso desagradable, o si la ficha contiene un CV antiguo que no quieres ver circular, el borrado tiene todo el sentido.
Hay un camino intermedio: pedir el acceso, leer el expediente y solicitar la correccion de lo inexacto en lugar de borrarlo todo. El derecho de rectificacion forma parte del RGPD igual que los anteriores.
Empleadores fuera de Europa
Con un empleador de Estados Unidos que selecciona desde alli, el marco cambia. No existe un derecho federal general de este tipo para candidatos. Algunos estados tienen leyes de privacidad que pueden alcanzar a los datos de candidatura, con California como referencia habitual, pero depende del estado, de la escala de la empresa y de la ley aplicable. En otros lugares el derecho resulta debil o directamente no existe. El primer paso siempre es leer la politica de privacidad, que suele detallar los derechos reconocidos y el procedimiento.
Una rutina sencilla
Lleva una lista de las empresas en las que te presentas, con la fecha y el correo de contacto de su politica de privacidad. Cada seis meses, repasala. Para las empresas que todavia te interesan, no toques la ficha y asegurate de enviar un CV actualizado la siguiente vez. Si lo generas desde tu perfil de LinkedIn con una herramienta como Postulit, mantener ambos coherentes resulta sencillo, y la version guardada en su ATS coincide con la que de verdad defiendes.
Para las que ya no te interesan, manda el mensaje de supresion de arriba. Son cinco minutos por empresa y la unica forma fiable de saber que las viejas notas y los codigos de descarte sobre ti han desaparecido.