Pagar una cuota mensual para que un programa te diga que tu CV tiene "un 62 por ciento de coincidencia", sin mostrarte nunca que palabras ha contado, cansa rapido. Lo que esas herramientas hacen con las palabras clave se reduce a una busqueda de texto y una multiplicacion. Puedes reconstruir ese mecanismo en una hoja de calculo en unos veinte minutos y, como las reglas las escribes tu, sabras exactamente que mide el numero.
Antes de nada, conviene ser honesto sobre lo que estas construyendo.
Que hace y que no hace
Mide cobertura de palabras clave: que terminos de una oferta concreta aparecen en algun punto de tu CV, cuantas veces y en que apartado. Eso sirve, porque el motivo mas habitual por el que un buen candidato parece flojo sobre el papel es que ha descrito trabajo real con un vocabulario distinto al del empleador.
No reproduce la clasificacion de ningun sistema real de seguimiento de candidaturas. Esos sistemas usan cosas a las que tu hoja no tiene acceso: las busquedas booleanas que lanza el reclutador despues, las preguntas eliminatorias, las fechas y duraciones, la correspondencia semantica entre terminos vecinos y reglas de puntuacion que cambian de un cliente a otro. Dos personas con la misma cobertura pueden acabar en posiciones muy distintas. Tu total es una autoevaluacion, no una simulacion.
Tampoco puede decirte si tu CV se lee bien. Que el programa consiga extraer el texto de tu archivo es otra cuestion, y ningun recuento de palabras revelara ese problema. La comprobacion manual es rapida: abre tu PDF, selecciona todo, pega en un documento de texto plano vacio y mira si tus puestos, fechas y logros sobreviven en un orden legible. Se hace una vez por plantilla, no en cada candidatura.
La oferta que usaremos de ejemplo
Todo el articulo puntua contra una sola oferta realista: analista de marketing de nivel intermedio en un grupo de distribucion. Pide SQL, Google Analytics 4, Looker Studio, atribucion de acciones de marketing, tests A/B, control presupuestario y "comunicacion clara con las areas comerciales"; cita Python como deseable; y repite las palabras "retail" o "e-commerce" cuatro veces.
Paso 1: montar las columnas
Abre una hoja en blanco y crea estos encabezados en la fila 1. Nueve columnas, de izquierda a derecha.
- Palabra clave o expresion - el termino tal cual lo escribe la oferta, uno por fila.
- Origen - de donde sale: titulo del puesto, requisitos, funciones, presentacion del equipo, beneficios.
- Categoria - competencia tecnica, herramienta, titulacion o certificado, habilidad interpersonal, denominacion del puesto. Hace mas legible la lista de huecos.
- Obligatorio o deseable - copia el enfoque de la propia oferta. "Imprescindible" y "requerido" van a obligatorio; "idealmente", "se valorara", "es un plus" van a deseable.
- Peso - un numero, que fijas en el paso 3.
- Presente en mi CV - 1 o 0, calculado.
- Apariciones - cuantas veces sale en tu CV, calculado.
- Apartado - perfil, experiencia o competencias, calculado.
- Puntos - el peso multiplicado por la coincidencia, calculado.
Una decima columna opcional, las veces que el termino se repite en la oferta, hace que tus pesos sean defendibles y no puramente intuitivos.
Paso 2: rellenar la columna de palabras clave
Encontrar los terminos correctos es un ejercicio en si mismo. El metodo corto consiste en releer la oferta seis veces, buscando en cada pasada una sola cosa.
- El titulo del puesto y sus variantes. "Analista de marketing" entra en la tabla, y con el los vecinos que la empresa tambien podria usar: "analista de datos de marketing", "tecnico de analitica". Si tu puesto actual se llama "responsable de insights digitales", la distancia con el titulo de la oferta suele ser tu mayor agujero de puntos.
- La lista de requisitos. Cada sustantivo que nombre una competencia, una herramienta o una titulacion, separado en filas independientes. "SQL y Looker Studio" son dos filas, no una.
- Los verbos de las funciones. Las ofertas dicen "construir cuadros de mando", "prever el gasto", "ejecutar experimentos". Esos pares de verbo mas complemento son los que tus logros deben devolver como eco.
- Las herramientas y certificaciones citadas por su nombre. Los nombres de producto son las filas mas rentables de la hoja: no admiten ambiguedad y son faciles de localizar.
- Todo lo que se repite. Que "retail" salga cuatro veces no es adorno; es el vocabulario en el que vive quien te va a leer.
- El parrafo de presentacion del equipo. Casi todo el mundo lo lee en diagonal. Ahi es donde encuentras frases como "dependemos de la direccion comercial", un indicio claro de que "areas comerciales" te conviene mas que "usuarios de negocio".
Entre treinta y cuarenta filas es una lista sana para una oferta. Por debajo de quince, no has leido con suficiente atencion.
Paso 3: fijar los pesos
Manten un baremo deliberadamente tosco. Tres, dos, uno.
Peso 3 para todo lo que sea obligatorio y aparezca en el titulo del puesto, o sea obligatorio y se repita mas de dos veces. SQL, Google Analytics 4 y el propio termino del titulo se llevan un 3.
Peso 2 para los elementos obligatorios mencionados una sola vez: Looker Studio, tests A/B, control presupuestario.
Peso 1 para los deseables, las habilidades interpersonales y los terminos del parrafo de cultura. Python se queda en 1, igual que "trabajo colaborativo".
Dos reglas hacen casi todo el trabajo: lo obligatorio gana a lo deseable, y un termino que la empresa ha repetido gana a otro enterrado en una linea de "se valorara". Evita inventar medios puntos: esa precision seria falsa.
Paso 4: pegar tu CV en una celda
Crea dentro del mismo libro una segunda hoja llamada Texto CV. Copia tu CV y pegalo como texto plano en su celda A1, con pegado especial sin formato, para que los saltos de linea no lo repartan por cincuenta filas. Si aun asi se dispersa, deshaz y pega directamente en la barra de formulas.
Mejor todavia: usa tres celdas. A1 para tu perfil, A2 para el bloque de experiencia, A3 para la lista de competencias. Cuesta treinta segundos y te regala la columna Apartado.
Paso 5: las formulas, en palabras
Google Sheets mantiene los nombres en ingles: COUNTIF, SUM, LEN, SUBSTITUTE. En Excel en castellano son CONTAR.SI, SUMA, LARGO y SUSTITUIR, con BUSCARV si prefieres traer los pesos desde una hoja de referencia.
Columna 6, la coincidencia. Un CONTAR.SI que busca la palabra clave dentro de la celda que contiene el texto de tu CV, con la referencia de la palabra clave entre asteriscos como comodines, para que la localice en cualquier punto del texto en lugar de exigir que la celda entera sea igual al termino. Apuntalo a tus tres celdas de apartado. Devuelve 1 cuando el termino esta presente y 0 cuando no, e ignora las mayusculas.
Columna 7, el recuento. No existe una funcion que cuente apariciones dentro de una celda, asi que se recurre al viejo truco de las longitudes: toma la longitud del texto del CV, restale la longitud de ese mismo texto con cada instancia de la palabra clave sustituida por vacio y divide la diferencia entre la longitud de la palabra clave. Ese es el numero de apariciones.
Columna 8, el apartado. El mismo CONTAR.SI con comodines, repetido una vez por celda de apartado, todo envuelto en una cadena de SI que devuelve el nombre del apartado. Descubrir que SQL solo aparece en tu lista de competencias y nunca en un logro de experiencia es de lo mas util que esta hoja te va a contar.
Columna 9, los puntos. El peso multiplicado por la columna 6. Nada mas ingenioso.
Los totales. Encima de las filas, coloca una SUMA de la columna 9 para tu marcador, una SUMA de la columna 5 para el maximo posible y divide una entre otra para obtener un porcentaje. Incluye tambien un recuento condicional de las filas donde obligatorio sea cierto y la coincidencia valga cero. Ese ultimo numero es el que importa.
Paso 6: leer el resultado
Bandas amplias, porque nada mas fino seria honesto. Por debajo del 50 por ciento estas describiendo tu trabajo en un vocabulario que la empresa no comparte. Entre 50 y 70 tienes el fondo y pierdes terminos en los bordes. Por encima de 70, el trabajo de palabras clave ya da poco y tu tiempo rinde mas en la carta de presentacion.
El porcentaje es la salida menos interesante. La lista de terminos obligatorios con cero puntos es el verdadero objeto del ejercicio. Filtra por esas dos condiciones y obtienes una lista corta y concreta de cosas que corregir, que es justo lo que buscabas el dia que te planteaste pagar por un escaner.
Lo que la hoja no puede juzgar
Tres cosas quedan fuera de la aritmetica, y pesan mas que el total.
No incluyas nunca un termino que no puedas sostener. Si Looker Studio marca cero porque no lo has abierto en tu vida, lo correcto es dejarlo en cero, no colarlo en una lista de competencias. Una fila de palabras clave no ganadas aguanta exactamente hasta la primera pregunta de la entrevista.
Reescribe logros reales en lugar de enganchar una lista al final. Si construiste cuadros de mando en Tableau y la oferta dice Looker Studio, no tienes esa palabra clave y no puedes fingirla. Pero si hiciste "pruebas divididas" y la oferta habla de "tests A/B", es el mismo trabajo con otro nombre y la correccion consiste en reformular el logro que ya tienes.
Vigila los sinonimos. Son los casos mas rentables: "gestion de stakeholders" frente a "trabajo con las areas de negocio", "atribucion" frente a "analisis de rendimiento por canal". La hoja marca cero, tu supones un hueco, y en realidad ya haces ese trabajo y solo lo has llamado de otra manera.
Reutilizarla entre candidaturas
Duplica la hoja de palabras clave para cada nuevo puesto y nombra la copia por empresa y fecha. La hoja Texto CV se queda donde esta, asi que cada copia nueva puntua automaticamente contra tu CV actual. Tras cinco o seis candidaturas aparece un patron: los mismos tres terminos marcan cero en todas partes, lo que te dice algo sobre tu CV y no sobre una oferta concreta.
Si ademas llevas una hoja de seguimiento de candidaturas, las dos conviven bien: una te dice que corregir antes de enviar, la otra que ocurrio despues.
Cuando compensa pagar un escaner
A veces si. Lo que compras es la parte que tu hoja no cubre: una comprobacion de lectura que te muestra como se extrae de verdad tu archivo, avisos sobre columnas, encabezados, cuadros de texto y graficos que rompen la extraccion y, en las mejores, una base de ofertas del mismo puesto, con lo que ves los terminos recurrentes de un mercado entero y no de un anuncio.
Si vas a presentarte a veinte puestos con una plantilla cuya lectura automatica no has probado nunca, un mes de suscripcion se justifica. Si vas a presentarte a tres puestos elegidos con cuidado, con un CV limpio a una sola columna, esta hoja de calculo hace el trabajo y te guarda el dinero.