Un software de seleccion parte de una premisa sencilla: una persona, un registro. En la practica, un empleador guarda dos o tres versiones de ti, cada una con un correo distinto, una grafia algo diferente de tu nombre y un trozo distinto de tu historial. El reclutador que abre tu ficha ve la version que le ha devuelto su busqueda, no necesariamente la buena.
Mientras te presentas por tu cuenta, eso solo genera molestias. En el instante en el que aparece una agencia, el duplicado deja de ser un problema de base de datos y pasa a ser una cuestion de dinero.
El origen de los registros duplicados
Nadie se duplica a proposito. El duplicado se fabrica con gestos administrativos normales, repartidos entre varias candidaturas y varios meses.
- Una candidatura enviada desde tu correo personal en 2022 y otra desde el correo del trabajo el curso pasado.
- Un cambio de apellido, un nombre acortado, una tilde perdida por el camino o dos apellidos registrados en orden inverso.
- Una agencia que ha rehecho tu CV en su propia plantilla y lo ha remitido con su formato, a veces con su telefono y su correo como unica via de contacto. Es una practica comercial deliberada, no un descuido.
- Una candidatura directa a una oferta y, ocho dias despues, el envio de tu perfil por un consultor para esa misma oferta.
- Una cuenta abierta hace tiempo en su portal de empleo, una clave de acceso perdida y una segunda cuenta creada con el correo de aquel momento.
Para una persona, todo eso es evidentemente el mismo candidato. Para una regla de cotejo automatico, no.
La titularidad de la candidatura: la parte que nadie explica
Una agencia que cobra por exito solo factura si su candidato entra, y los honorarios van ligados a la presentacion, no al trabajo. Por eso los acuerdos de prestacion de servicios incluyen una clausula de titularidad, llamada tambien derecho de presentacion. La forma habitual es esta: la primera agencia que remite a un candidato identificado conserva el derecho sobre esa candidatura durante un plazo definido.
La vigencia varia segun el mercado y el contrato, se cuenta normalmente en semanas o en meses, y figura en el acuerdo comercial, no en la ley. Hay contratos que limitan ese derecho a un puesto concreto y otros que lo extienden a toda la empresa cliente. Algunos lo anulan cuando el candidato ya se ha presentado por su cuenta antes.
La primera presentacion manda
El reloj arranca en el primer envio completo, es decir, en el instante en el que tu CV llega al empleador, no en la llamada del consultor. Una conversacion no crea ningun derecho: el consultor que te habla del puesto el martes puede no tener ninguna prioridad si un competidor ha remitido tu CV el lunes.
El coste lo paga el candidato
Dos agencias reclaman al mismo candidato, y el empleador tiene que arbitrar una disputa comercial entre dos proveedores a los que quiere conservar. Existe una salida barata, y no consiste en elegir ganador: consiste en no contratar a ese candidato por ninguna via. Muchos equipos de seleccion apartan el perfil hasta que vence el plazo de validez.
Nadie te explica ese desenlace. Recibes una negativa cortes, o no recibes nada. Es injusto y, a la vez, racional desde su lado: una contratacion es un puesto cubierto, mientras que un conflicto de honorarios es un asunto juridico y una relacion deteriorada con un proveedor al que van a necesitar pronto.
Lo que puedes controlar de verdad
- No des nunca una autorizacion generica. "Mandame el CV y te posiciono" no autoriza nada concreto. Pide el nombre de la empresa y el puesto antes de responder.
- Da tu visto bueno por escrito, empresa por empresa, por correo y no por telefono. Asi tienes tambien tu propia marca de tiempo.
- Manten tu propia lista: empresa, puesto, agencia, nombre del consultor, fecha de tu autorizacion y fecha en la que te confirman el envio. Una hoja de calculo basta, y es la herramienta de mayor utilidad de este articulo.
- Usa una unica direccion de correo para todo lo profesional. Elige la que va a sobrevivir a tus empleadores.
- Pregunta por el nombre y los datos de contacto con los que remiten tu perfil, y pide que no sustituyan tus datos por los suyos. Algunos se niegan. Toma nota de ellos.
Mantener un CV de referencia ayuda. Da igual si lo cuidas a mano o lo exportas desde una herramienta de LinkedIn a CV como Postulit: envia el mismo documento a todas partes, porque la deriva entre versiones es otro motivo para que dos registros parezcan dos personas.
Cuando la colision ya ha ocurrido
Avisa pronto al reclutador interno, en un mensaje corto, con fechas y nombres. Algo parecido a esto: dos agencias me han presentado a este puesto, he dado mi visto bueno a la primera el dia 3, la segunda ha remitido mi perfil sin preguntar, prefiero que se me valore por la primera presentacion. Y ahi te detienes: les entregas hechos, no les pides que arbitren.
Dicho a tiempo, es una decision administrativa. La misma informacion descubierta tres semanas despues da la impresion de que te has dejado circular y has permitido que dos proveedores se peleen por tus honorarios.
Lo que el sistema hace con un duplicado, y lo que no hace
La mayoria de los ATS deduplican primero por correo electronico, con coincidencia exacta y en el momento del envio. Ese control es barato y fiable, y justo por eso una segunda direccion lo deja sin efecto. La red siguiente es un cotejo aproximado por nombre y telefono, deliberadamente prudente: unir a dos personas reales en una misma ficha genera un desorden laborioso de deshacer, bastante peor que el duplicado.
Los casos dudosos aterrizan en una cola de posibles duplicados, cuando la plataforma la tiene. Esa cola no es la primera pantalla que abre un coordinador el lunes a primera hora.
Sobre todo, la fusion es un acto manual: alguien decide el registro que sobrevive como principal, los campos que ganan y si los adjuntos viajan con ellos. Nadie hace ese trabajo por un candidato que no participa en un proceso abierto.
Un duplicado no es un error que el sistema corrige. Es un estado que el sistema tolera hasta que alguien acepta ocuparse del asunto.
Lo que te cuesta un registro partido con el paso del tiempo
Tu historial se ve menos denso de lo que es. Cuatro candidaturas repartidas entre dos registros se leen como dos y dos, y la constancia es una de las pocas cosas que una ficha de candidato demuestra de verdad.
Las notas tampoco viajan. Una negativa duerme en un registro mientras un buen informe de entrevista duerme en el otro, asi que el reclutador arranca desde cero o desde tu peor dia, segun la ficha que le toque abrir. Y las busquedas en el vivero, las que rescatan candidatos del pasado cuando se abre un puesto parecido, encuentran una sola version de ti, casi siempre la del correo muerto.
Las solicitudes de derechos tienen el mismo punto ciego: una peticion de rectificacion afecta al registro que has identificado, y el otro se queda igual, con el telefono viejo y el apellido mal escrito.
Pedir la fusion de los registros
Puedes pedirla, y merece la pena cuando ya participas en un proceso. Escribe al reclutador interno o, si no lo tienes, al delegado de proteccion de datos que figura en su web. Dales las dos direcciones de correo, las dos grafias de tu nombre, el telefono, las fechas aproximadas y las referencias de oferta que hayas guardado. Indica el registro que debe quedarse como principal y la direccion que debe pasar a ser la activa.
Manten las expectativas en su sitio. Algunas plataformas fusionan de forma limpia, otras se limitan a marcar un registro como duplicado y dejan el historial donde estaba, y algunas no saben fusionar entre ciertas fronteras internas. El RGPD te reconoce un derecho de rectificacion de los datos inexactos, y la AEPD recuerda con regularidad que los datos de candidaturas no se conservan de forma indefinida. Plantear la peticion en ese terreno tiene mayor peso que pedir un favor, aunque su aplicacion concreta depende de la lectura juridica de cada empleador.
Esta es la posicion honesta: controlas tu correo, tus autorizaciones escritas y tu propia lista, y no controlas el boton de fusion, el contrato con el proveedor ni la vigencia del derecho de presentacion. Pon el esfuerzo antes, no despues. Hoy, elige la direccion que va a figurar en todas tus candidaturas futuras. Esta semana, abre la lista con las agencias, las empresas y la fecha de cada envio. Y antes de aceptar la propuesta del proximo consultor, haz que diga primero el nombre de la empresa.